「建設業は事務作業の負担が大きい」と頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか？
実際、紙・Excelでの作業の多さや現場と事務所の連携不足などが原因で、事務作業の負担がなかなか減らないという会社も珍しくありません。
さらに、人手不足や法対応に限界を感じている会社も増えています。
では、どうすればいいのか。
事務作業削減のポイントは、建設業に合ったシステムを導入することです。
そこでこの記事では、建設業の事務作業が減らない理由に触れつつ、負担を軽減できるシステムについて紹介します。
事務作業の削減に成功している会社の共通点やシステムを選ぶポイントについても解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。
建設業の事務作業が減らない理由
建設業の事務作業が減らない理由は、大きく3つあります。
- 紙・Excelでの作業が多い
- 担当者依存で業務が属人化している
- 現場と事務所の連携が取れていない
実は、建設業の事務作業が減らないのは「人の問題」ではなく「仕組みの問題」です。
仕事ができないから事務作業が終わらないのではなく、そもそも事務作業が減りにくい仕組みになってしまっているのです。
まずは、建設業の事務作業が減らない理由を確認し、仕組み自体を見直すきっかけにしてみてください。
紙・Excelでの作業が多い
建設業では、今でも紙・Excelでの作業が多い傾向にあります。
例えば、現場でメモしたことをExcelに打ち込み直したり、複数の台帳に同じ数値を転記したりする二重あるいは三重の手作業が常態化しています。
そのため、事務作業の負担は減るどころか大きくなるばかりです。
さらに、この手作業は時間や手間がかかるだけではなく、ミスの原因にもなります。
一つのミスが、大きな損失を招きかねません。
このように、紙やExcelでの作業は効率面を考えると有効な選択とはいえず、建設業の事務作業の負担を減らすことにはつながらないでしょう。
【対策】
建設業には、紙・Excelによる手作業を減らす仕組みが必要です。
例えば、システム導入も選択肢の一つです。
たしかに、新たな人材を採用することでも対応はできるかもしれませんが、人件費の増加など別の問題が発生する可能性があります。
人力でなんとかしようとするよりも、仕組み自体を見直して紙・Excelの使用頻度を減らすような抜本的な改革を進めたほうが、事務作業の負担軽減には効果的です。
担当者依存で業務が属人化している
建設業界では、顧客の連絡先や過去の見積書、工事の進捗や現場の写真などが担当者個人のスマートフォンやパソコンに保存されていて、共有されていないことも珍しくありません。
この担当者に依存した業務の属人化が、建設業の事務作業の負担を大きくしています。
例えば業務が属人化していると、担当者と繋がらなかった場合、状況や内容の確認ができません。
この確認の時間や手間が見えないコストの増加につながり、事務作業の負担を増やす原因となってしまいます。
業務の属人化は、チーム全体の動きを鈍らせる可能性があるため注意が必要です。
【対策】
建設業には、情報を会社全体で共有できる仕組みが必要です。
情報を一元管理できるシステムを導入することで、担当者に依存した業務の属人化は避けられるでしょう。
その結果、情報を探し回る手間・時間という見えないコストの増加を避けられ、事務作業の負担軽減にもつながります。
現場と事務所の連携が取れていない
現場で急な仕様変更が発生して追加で材料などを購入した場合、事務所の担当者へすぐに報告する必要があります。
しかし、現場と事務所の連携が取れていないと、その報告しなければならないことがすぐに伝わりません。
例えば、その報告が週単位、月単位で遅れたとしましょう。
すると、現場の利益などがリアルタイムで把握できなくなります。
結果、工事完了後に赤字が発生していたことが判明するという手遅れ状態になりかねません。
データの修正や赤字への対応など、事務作業も増えるでしょう。
【対策】
現場と事務所の連携が取りやすくなるような仕組みを構築するべきです。
例えば、現場と事務のコミュニケーションを円滑にするシステムの導入を検討しましょう。
現場と事務のコミュニケーションがスムーズになれば、事務作業の効率も良くなります。
建設業の事務作業を削減できるシステムの種類
ここからは、建設業の事務作業を削減できるシステムをいくつか紹介します。
- 施工管理システム
- 請求・原価管理システム
- 勤怠管理システム
- 一元管理できるDXプラットフォーム
それぞれのツールがどのようなものか詳しく見ていきましょう。
施工管理システム
施工管理システムは、建設業における工事に関連する業務を効率的に管理するためのツールです。
建設業は、複数の工事を同時並行で進めることが多く、それぞれの進捗状況を正確に管理しなければなりません。
この進捗管理の負担を減らすのに役立つのが施工管理システムです。
これまでは、工事に関する業務の管理を紙やExcelなどで行っていましたが、施工管理システムの登場でより効率的に現場を運営できるようになりました。
また、現場からリアルタイムで管理できるシステムもあり、記録不備・更新遅れによる予算オーバーや工程の遅延のリスクも避けられるようになっています。
請求・原価管理システム
請求管理システムは、取引先などに発行する請求書の作成、入金管理などができるツールです。
請求管理システムを導入することで経理業務の効率化を図ることができるため、事務作業の負担は軽くなるでしょう。
また、原価管理システムは事務作業の負担軽減だけではなく、コスト削減や損益分岐点の把握にも役立ちます。
ただし、自社に最適なシステムを選ばないと計算方法が複雑化してしまう可能性もあるため、注意が必要です。
建設業の会計・経理処理は一般的な会社と比較して複雑かつ特殊であるため、導入するシステムは慎重に選びましょう。
勤怠管理システム
建設業向けの勤怠管理システムも登場しています。
シフト管理はもちろんのこと、スマートフォンでの出退勤登録や位置情報の取得などが可能です。
建設業はプロジェクトごとに異なる場所に出向くことが多く、従来のタイムカードやExcelなどでの勤怠管理は容易ではありませんでした。
その点、建設業向けの勤怠管理システムならスマートフォンやタブレットでの打刻に対応していたり、勤務状況をリアルタイムで確認できたりします。
その結果、事務作業の負担が減ることにもつながります。
一元管理できるDXプラットフォームもある
実は、施工管理や請求・入金管理、顧客管理などを一元管理できる建設業向けのDXプラットフォームも存在します。
一元管理できる建設業向けのDXプラットフォームのメリットは、複数のツールを併用しなくて良くなることです。
これまでに紹介した施工管理システムや勤怠管理システムはあくまで単体のツールです。
そのため、施工管理と勤怠管理の両方の負担を減らしたいなら、ツールを2種類導入しなければなりません。
ツールを切り替えて使ったり、ツールごとの特徴を覚えたりするなど余計な手間がかかります。
その点、施工管理や勤怠管理といった複数のものを一元管理できるツールを使えば、切り替えの手間はかかりませんし、ツールごとの特徴を覚える必要もありません。
例えば、建築・建設業界に特化したDXプラットフォームである「PayStruct」なら以下の業務をたった一つのツールで管理できます。
取引先・パートナーの開拓
- 顧客管理
- 帳票管理
- 施工管理
- 請求・入金管理
- 資金調達
- 新制度・法改正への対応 など
「複数のシステムの導入は面倒」「一つのツールで完結したい」という場合は、一元管理できる建設業向けのDXプラットフォームがおすすめです。
建設業で事務作業削減に成功している会社の共通点
建設業で事務作業削減に成功している会社の共通点は、以下のとおりです。
- 建設業に合ったツールを導入している
- 多くのシステムをまたがない
- 現場の理解を得られている
導入に向けて不安を感じている方もいるかもしれませんが、事務作業削減に成功している会社の共通点を把握することで失敗を避けられます。
導入を考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
建設業に合ったツールを導入している
「事務作業を効率化できる」「事務作業の負担を削減できる」というツールは数多くありますが、どのツールを選んでも効果が出るというわけではありません。
事務作業の削減を成功させるためには、建設業に合ったツールを導入する必要があります。
例えば、事務所で座って使うことを前提としているツールや操作が難しいツールは建設業には合わないでしょう。
建設業特有の課題解消に特化したツールを選べば、事務作業の効率化・負担軽減につながります。
多くのシステムをまたがない
複数のシステム・ツールを使用すること自体が悪いわけではありません。
しかし、複数のシステム・ツールをまたぐということはその分手間が増えます。
例えば、一元管理できる建設業向けのDXプラットフォームを使用すれば、それぞれの業務システムが連携しているのでデータの二重入力は必要なく、情報の一貫性が保たれます。
事務作業を削減したいのであれば、一元管理できる建設業向けのDXプラットフォームの導入など多くのシステムをまたがなくて済むような工夫をしてみましょう。
現場の理解を得られている
「会社が勝手に導入した」「費用の無駄遣いではないか」といったように、現場からの理解が得られていない場合は注意が必要です。
現場の理解が得られていないと、いくら優れたツールを導入したとしてもうまく活用できず、本来の成果を得られなくなってしまいます。
ツール導入の目的が事務作業の負担を減らすためであることを丁寧に伝えましょう。
担当者が実際に便利だと実感できるとツールへの移行もスムーズに進み、事務作業の負担の大幅な削減につながります。
建設業向け事務作業削減システムを選ぶポイント
建設業向けの事務作業削減システムを選ぶポイントは、以下の5つです。
- 建設業に特化しているか
- 使いやすいか
- サポート体制は充実しているか
- コストパフォーマンスはどうか
- 法改正に対応しているかどうか
それぞれの詳細を見ていきましょう。
建設業に特化しているか
事務作業削減システムを選ぶときは、建設業に特化しているかどうかチェックしましょう。
これは、建設業は業界特有の課題があり、単に事務作業を効率化するツールではうまく対応できない可能性があるからです。
建設業向けのシステムを選ばなければ、思ったような成果は得られません。
そのシステム・ツールが建設業に特化しているか、必ず確認するようにしてください。
使いやすいか
事務作業削減システムは、使いやすいものであるべきです。
例えば、使いにくいシステムを導入してしまった場合、使用するたびに担当者の不満が募る可能性があります。
そのため、長く使い続けるのは難しいでしょう。
また、使いにくいシステムを導入した場合、しばらくしてからシステムを変更する可能性があります。
この場合、再度導入費用がかかるため、コスト面でも不利になります。
いずれにしても使いやすさは重要な判断材料となるため、しっかりと確認してみてください。
サポート体制は充実しているか
事務作業の削減システムは、導入して終わりではありません。
導入時の設定はもちろんですが、操作研修や運用開始後のトラブルへの対応など、継続的なサポートが必要です。
そのため、サポート体制が充実しているのかという点も確認しましょう。
例えば、電話でのサポートは平日の何時から何時まで対応しているのか、チャット・メールの問い合わせはできるのかといったことを確認します。
あわせて、緊急時の対応や研修内容、マニュアルの有無などもチェックしておくとよいでしょう。
特に、初めてシステムを導入する会社はサポート体制を丁寧に確認することをおすすめします。
コストパフォーマンスはどうか
建設業向けの事務作業削減システムを選ぶ際は、コストパフォーマンスにも目を向けましょう。
具体的には、導入する際にかかる初期費用や月額費用を確認します。
そして、導入により削減できる人件費や効率化できる事務作業と比較します。
導入により得られるメリットのほうが大きいと判断できれば、多少費用がかかったとしても導入すべきでしょう。
いくら費用が安くても導入によるメリットが小さい場合は、コストパフォーマンスが良いとはいえないため注意が必要です。
法改正に対応しているかどうか
事務作業の負担軽減を希望する場合は、導入するシステムが法改正に対応しているのかも確認したほうがよいでしょう。
例えば、電子帳簿保存法やインボイス制度など建設業に関わる法令はたびたび改正されます。
仮に、法改正に対応していないシステムを選んでしまった場合、法改正ごとに新しいシステムを導入するなど何かしら対応しなければなりません。
法改正に自動対応してくれるシステムを選ぶことで、対応にかかる手間や時間を大きく減らせるでしょう。
まとめ：システム導入で建設業の事務作業の負担は削減可能
建設業は以下の理由で事務作業が減らないと言われています。
- 紙・Excelでの作業が多い
- 担当者依存で業務が属人化している
- 現場と事務所の連携が取れていない
しかし、建設業の事務作業が減らないのは仕組みの問題です。
そのため、以下のようなシステムを導入することで建設業の事務作業を減らせます。
- 施工管理システム
- 請求・原価管理システム
- 勤怠管理システム
- 一元管理できるDXプラットフォーム
最もおすすめなのは一元管理できる建設業向けのDXプラットフォームです。
複数のシステムをまたがなくてもいいため、単体のツールを使い分けるよりも使いやすいでしょう。
ただし、DXプラットフォームなら何でもいいというわけではないため、システムを選ぶ際は以下の点に注意して選んでみてください。
- 建設業に特化しているか
- 使いやすいか
- サポート体制は充実しているか
- コストパフォーマンスはどうか
- 法改正に対応しているかどうか
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