電子帳簿保存法は、企業の経理業務のデジタル化を促進する法律として、多くの中小企業に影響を与えています。
2022年の改正を経て、2024年にはさらに実務に即した見直しが行われ、電子取引データの保存が原則義務化されました。
この対応において重要となるのが「タイムスタンプ」です。
タイムスタンプは電子データの改ざんを防止し、その存在時刻を証明する技術ですが、導入コストが企業にとって負担となるケースも少なくありません。
特に中小企業では、DX推進と法令遵守のバランスをとりながら、いかにコストを抑えて対応するかが課題となっています。
株式会社デルタではDX化に役立つシステム開発や運営も行っております。
タイムスタンプを含めたDX導入をご希望の方は、株式会社デルタにご相談ください。
本記事では、無料でも対応可能なタイムスタンプの選択肢と、その導入における注意点について解説します。
タイムスタンプを無料にする電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律です。
電子帳簿保存法においては、電子取引データの原本性を担保するためにタイムスタンプが求められています。
しかし、デジタル化が進むなかで、2022年に電子帳簿保存法の改訂により、タイムスタンプ付与の要件が緩和されました。
国税関係書類や決算関係書類は、今まで必須であったタイムスタンプが、一定の要件を満たすことで不要になりました。
一定の要件とは、電磁的記録の訂正削除履歴が残る、または訂正削除が出来ないシステムの利用です。
このように一定の要件を満たすことによってタイムスタンプが不要になります。
タイムスタンプには大きく分けて「認定タイムスタンプ」と「非認定タイムスタンプ」の2種類があります。
認定タイムスタンプは、総務大臣から認定を受けたタイムスタンプ事業者が発行するもので、法的証拠力が高い反面、一般的にコストがかかります。
一方、非認定タイムスタンプは、認定を受けていない事業者が提供するもので、コスト面でのメリットがありますが、法的証拠力では劣ります。
電子帳簿保存法では、時刻認証業務認定事業者の認定のない非認定業者のタイムスタンプは認められていません。
無料で対応できるタイムスタンプの選択肢
電子帳簿保存法のタイムスタンプ要件に無料で対応する方法はいくつか存在します。
コストをかけずに法的要件を満たすことができれば、中小企業の経営負担を大きく軽減できるでしょう。
以下に主な選択肢をご紹介します。
① 自社システムによる日時情報の記録
最もシンプルな方法として、自社のサーバーやシステムで文書の保存日時を記録し、アクセス制限をかける方法があります。
この方法は、追加コストなく実装できる反面、第三者による時刻証明がないため、法的証拠力は低くなります。
しかし、2024年の改正では「改ざん防止に関する事務処理規程」を定めることで、タイムスタンプの代替措置として認められるようになりました。
② フリーのPDF編集ソフトの活用
一部の無料PDF編集ソフトには、デジタル署名機能が搭載されています。例えば「LibreOffice」や「PDF24 Creator」などのフリーソフトを利用すれば、PDFファイルに対して無料で時刻情報付きの署名を付与できます。
ただし、これらは認定タイムスタンプではないため、法的証拠力の観点では限界があります。
訂正・削除・の履歴が残るシステムを利用する場合は、タイムスタンプの代替のためJIIMA認証を取得したシステムの利用が必要です。
JIIMAが認証した電子帳簿ソフトは、有料な電子帳簿の機能要件を満たすため作成している帳簿に対応しているか確認することが重要です。
③ クラウドストレージの履歴機能の活用
GoogleドライブやMicrosoft OneDriveなどのクラウドストレージサービスには、ファイルの変更履歴を記録する機能があります。
これらのサービスの無料プランを活用し、適切なアクセス権限設定と組み合わせることで、改ざん防止措置とすることが可能です。
特に、「改ざん防止に関する事務処理規程」と併用することで、電子帳簿保存法の要件を満たすことができます。
④ 無料トライアルや限定無料プランの活用
電子帳簿保存法対応のタイムスタンプサービスの中には、一定期間の無料トライアルや、小規模事業者向けの限定無料プランを提供しているものもあります。
例えば、一部のクラウド会計ソフトでは、基本機能として電子帳簿保存法対応のタイムスタンプ機能を無料プランに含めているケースがあり、ここでは3つ紹介します。
- マネーフォワードクラウドBox
- freee会計
- 弥生会計
これらは正式な認定タイムスタンプに近い機能を無料で利用できる点がメリットです。
ただしいずれもJIIMA認定はされてないので、法的証拠力の観点では限界があることを知っておきましょう。
無料タイムスタンプのメリット
無料タイムスタンプ対応を選択する最大のメリットは、言うまでもなくコスト削減効果です。
有料の認定タイムスタンプサービスでは、月額数千円から数万円のコストがかかるケースが一般的ですが、無料対応では導入コストや月額費用を大幅に抑えることができます。
特に取引量が少ない小規模事業者にとっては、大きなコストメリットとなります。
また、導入の手軽さも魅力です。認定タイムスタンプサービスでは、契約手続きや専用ソフトのインストール、設定などが必要になることがありますが、無料対応の多くは既存のシステムやサービスを活用する活用することになるでしょう。
訂正・削除の防止に関する事務処理規定を社内規定で作成することに次いで、比較的スムーズに導入できます。
ITリソースが限られている中小企業にとって、この手軽さは重要なポイントです。
さらに、無料対応は小規模事業者に特に適しています。取引数が少なく、電子データの保存量も限られている場合、高機能な有料サービスはオーバースペックとなることがあります。
無料対応であれば、必要最低限の機能で法令要件を満たすことができ、コストパフォーマンスに優れた選択となるでしょう。
無料タイムスタンプの注意点とリスク
無料対応には多くのメリットがありますが、同時に注意すべき点もあります。
まず、安定性と信頼性の面では有料サービスに劣る可能性があります。
無料サービスやフリーソフトは、サポート体制が手薄であったり、アップデートが不定期であったりするケースが多く、トラブル発生時の対応が難しいことがあります。
また、機能制限と拡張性の限界も考慮すべきポイントです。
無料対応では基本的な機能のみ提供され、大量のファイル処理や高度な検索機能、他システムとの連携などが制限されることがあります。
将来的に取引量が増加したり、業務フローが複雑化したりした場合に、スケーラビリティの面で課題が生じる可能性があります。
長期保存におけるリスクも見逃せません。電子帳簿保存法では、保存期間は最長10年と定められています。
無料サービスやフリーソフトが10年後も同じ条件で利用できる保証はなく、またファイル形式の陳腐化やシステム互換性の問題が生じる可能性もあります。
さらに、無料サービスは事業者の方針変更によって突然終了するリスクもあります。過去には無料だったサービスが有料化されたり、サービス自体が終了したりする例は少なくありません。
このような事態が発生した場合、急遽別の対応策を講じる必要が生じ、業務に大きな影響を与える可能性があります。
無料サービスと有料サービスの比較
無料対応と有料サービスを比較する際は、コストパフォーマンスの観点が重要です。
有料サービスには月額費用がかかる一方で、多くの場合、電子帳簿保存法への対応を確実にするための機能が網羅されています。
取引量が多い企業や、将来的な事業拡大を見据えている企業にとっては、初期コストがかかっても長期的には効率化によるメリットが大きくなる可能性があります。
セキュリティと信頼性の面では、有料サービス、特に認定タイムスタンプサービスが優位です。認定タイムスタンプは第三者機関による時刻証明があり、法的紛争時の証拠力が高く評価されます。
また、セキュリティ対策も充実しており、データの完全性が高いレベルで保証されます。
サポート体制も大きな違いです。有料サービスでは、導入時のサポートはもちろん、運用中のトラブル対応や法改正時の機能アップデートなど、継続的なサポートが提供されることが一般的です。
問題発生時の迅速な対応や、専門家によるアドバイスは、業務の安定性を確保する上で重要な要素となります。
中小企業に最適なタイムスタンプ選びのポイント
電子帳簿保存方法を正しく運用するためには、改ざん防止措置についての正しい理解が必要です。この改ざん防止措置とは、電子データが改ざんされていないことを証明するための保存要件の一つになっています。
電子帳簿保存法では、データの保存に関して真実性の確保と可視性の確保の二つの要件が定められています。このうち改ざん防止措置は、真実性の確保の要件に該当し、データが不正に書き換えられていないことを保証するものです。
改ざん防止措置には4つの方法があります。それぞれの方法を理解し最適な方法を選択することが重要です。選択する際のポイントを解説します。
①タイムスタンプが付与されたデータを受け取る
タイムスタンプが付与された電子データを受け取る際は、受信したデータをそのまま保存することで、改ざん防止措置を行ったことになります。
しかし、すべての取引先がタイムスタンプを導入しているとは限らず、一部のデータを保存するための方法になってしまうため別の方法と併用しなければなりません。
②タイムスタンプを付与する
データを作成・受領してから最長で2ヶ月と7営業日以内に、自社でタイムスタンプを付与する方法です。
この方法は電子帳簿保存法の改正により、期限が決められているため、期限内に処理ができなかった場合に備えて別の措置も準備しておく必要があります。
参考資料：電子帳簿保存法が改正されました（国税庁）
③訂正・削除の履歴が残るシステムを利用する
データに訂正・削除の履歴が残る、または訂正・削除ができない要件を満たしたシステムを利用する方法です。
要件を満たすために導入するシステムを選ぶ際は、JIIMA認証を取得したシステムの選択をおすすめします。
ただし、受け取ったデータを保存するだけでは改ざん防止措置とは認められないため保存だけでなく送受信もシステム内で行う必要があります。
また、さまざまな電子取引データの保存に対応するために事務処理規定も合わせて準備する必要があります。
④訂正・削除の履歴の防止に関する事務処理規程を作成する
システムを導入する以外にも手軽に実施できる防止措置があります。
それは電子取引データの訂正および削除の防止に関する事務処理規定を作成して運用することです。
この方法もタイムスタンプが不要となります。国税庁のサイトで公開されている雛形を参考にしながら、自社に合う適切な規定を作成しましょう。
まとめ
電子帳簿保存法のタイムスタンプ対応は、無料でも実現可能です。
自社システムによる対応やフリーソフトの活用、クラウドストレージの履歴機能など、様々な選択肢があります。無料対応はコスト削減や導入の手軽さといったメリットがある一方で、安定性や拡張性の面では限界もあります。
中小企業がタイムスタンプ対応を選択する際は、単にコストだけでなく、業種や規模、取引量、将来的な事業計画など、多角的な視点で判断することが重要です。
場合によっては、初期は無料対応で始め、事業拡大に合わせて有料サービスに移行するという段階的なアプローチも有効でしょう。
電子帳簿保存法への対応は一見煩雑に思えますが、適切な方法を選択することで、コンプライアンス対応だけでなく、業務効率化やペーパーレス化といった経営メリットにもつながります。
株式会社デルタではDX化に役立つシステム開発や運営も行っております。
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