「取引先から届いた請求書、このままメール保存でいいのだろうか」「紙で受け取った領収書はどう処理すべきか」
——建設業の経理担当者であれば、こうした疑問を一度は抱いたことがあるはずです。
2024年1月から電子取引のデータ保存が完全義務化され、建設業においても電子帳簿保存法への正式な対応が求められています。
書類の種類が多く、現場・本社・協力会社と複数拠点にわたる書類管理が必要な建設業は、他業種以上に電子帳簿保存法の理解が欠かせません。
この記事では、建設業の経理担当者に向けて、電子帳簿保存法の基本から3つの保存区分、対応が必要な書類の種類、そして実務での導入ステップまでわかりやすく解説します。
なお、PayStruct（ペイストラクト）はJIIMA認証に向けて取得中で、2026年上旬公開予定となっております。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法（電帳法）とは、税法上の保存義務がある帳簿や書類を、電子データで保存することを認めた法律です。
1998年の制定以来、デジタル化の進展に合わせて改正が繰り返されてきました。
2022年1月の改正では、中小企業にとっての使い勝手が大きく向上しました。
そして2024年1月からは、電子的に受け取った取引データを電子のまま保存することが原則すべての事業者に義務化されています。これまでのように、メールで受け取った請求書をプリントアウトして紙で保管するといった対応は認められなくなっています。
建設業では、工事請負契約書・請求書・見積書・領収書など、膨大な書類が日常的に発生します。経理担当者としてこの法律を正確に理解し、実務に落とし込むことが急務です。
電子帳簿保存法の3つの保存区分
電子帳簿保存法は、保存方法に応じて「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3区分に整理されています。
それぞれで対象書類と保存要件が異なるため、混同しないよう理解を整理しておく必要があります。
① 電子帳簿等保存
会計ソフトやパソコンを使って最初から電子的に作成した帳簿・書類が対象です。手書きで作成したものや取引先が作成した書類は対象外となります。
建設業で具体的に該当するのは、仕訳帳・総勘定元帳・売掛帳・買掛帳・現金出納帳などの国税関係帳簿、貸借対照表・損益計算書・棚卸表などの決算関係書類、そして自社が作成した見積書・請求書・契約書の控えなどです。
この区分は任意適用のため、必ずしも電子保存しなければならないわけではありません。ただし対応することで書類保管の手間を大幅に削減できるため、積極的な活用が推奨されます。
② スキャナ保存
取引先から紙で受け取った書類をスキャナやスマートフォンで電子化して保存する方法です。
対象となるのは、注文書・見積書・契約書・納品書・請求書・領収書・検収書など、取引先から紙で受領した取引関係書類です。
なお、貸借対照表や損益計算書といった決算関係書類はスキャナ保存の対象外である点に注意が必要です。
保存にあたっては200dpi以上の解像度など画質要件を満たす必要があります。
改正後は、訂正・削除の履歴が確認できるクラウドシステムを利用する場合に限り、タイムスタンプの付与が不要となっています。
③ 電子取引データ保存（2024年1月より義務化）
電子メール・クラウドサービス・EDIなどを通じて電子的に受け取った取引データは、電子のまま保存することが義務です。
紙への印刷保存は認められません。
メール添付で届いた請求書や見積書、クラウドサービスからダウンロードした書類、EDIシステムで授受した取引データがすべて対象に含まれます。
保存にあたっては「真実性の確保」と「可視性の確保」の2点が求められます。
真実性については、タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴が記録されるシステムの利用、あるいは不正防止のための社内規程の整備のいずれかの措置が必要です。
可視性については、取引年月日・取引先・金額での検索機能を備え、税務調査時にすみやかに提示・出力できる状態を保つことが求められます。
建設業経理が特に注意すべきポイント：建設業法との保存期間の違い
建設業の経理担当者が見落としやすいのが、電子帳簿保存法と建設業法で保存期間の起算点が異なるという点です。
電子帳簿保存法では、事業年度の確定申告書提出期限の翌日から7年間の保存義務が定められています。
一方、建設業法では、工事目的物の引渡し時から5年間（住宅新築工事は10年間）とされています。
工期が長い工事では、建設業法上の保存期間が満了する前に電子帳簿保存法上の7年が到達するケースもあります。
両方の法律の要件を同時に満たす形で書類管理の仕組みを設計することが必要です。
電子帳簿保存法が建設業経理にもたらすメリット
対応に向けた準備を負担に感じる方も多いと思いますが、電子帳簿保存法への適切な対応は経理業務に多くのメリットをもたらします。
印紙税の削減
建設工事請負契約書を電子データで取り交わした場合、印紙税が不要になります。
建設業は取引額が大きいケースも多く、契約金額に応じた印紙代の負担は決して小さくありません。
電子化によってこのコストをゼロにできる点は、建設業における電子帳簿保存法対応の大きな経済的メリットのひとつです。
書類検索・照合作業の効率化
工事番号や取引先名で書類を瞬時に検索できるようになるため、照合作業や監査対応にかかる時間が大幅に短縮されます。
現場事務所・本社・協力会社の間で書類をやり取りすることの多い建設業では、この検索効率の向上が日常業務の大きな改善につながります。
書類保管スペースの削減
7〜10年分の紙書類を保管するためのキャビネットや保管スペースが不要になります。
書類量の多い建設業では保管コストの削減効果は特に顕著で、データのバックアップを定期的に取ることで紛失リスクを大幅に低減することもできます。
テレワーク・BCP対策への対応
電子データであれば、ネットワーク環境があればどこからでもアクセスできます。
在宅勤務時の業務継続を可能にするだけでなく、自然災害などの緊急時にも重要書類へのアクセスを維持できる、BCP対策としての効果も期待できます。
導入の手順：建設業経理が取り組む5ステップ
では、経理が取り組む手順について解説をしてきます。
Step 1：現状の書類フローを整理する
まず、経理業務で扱うすべての書類を洗い出し、3区分のどれに該当するかを振り分けます。
取引先とのやり取りが電子か紙かによって対応区分が変わるため、書類の種類ごとに丁寧に整理することが出発点です。
Step 2：電子取引の対象書類を特定する
2024年1月の義務化対応として、電子メールやクラウドを通じて受け取っている請求書・見積書などをすべて洗い出します。
これらは電子のまま保存しなければならず、印刷保存への切り替えは認められません。
社内に「プリントアウトして保管」の運用が残っていないかを確認することが特に重要です。
Step 3：保存システムを選定する
建設業向けのシステムを選ぶ際は、工事台帳や原価計算書など建設業特有の帳票への対応、タイムスタンプ機能または訂正・削除履歴管理機能の有無、JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）の電子帳簿ソフト法的要件認証の取得有無、検索機能の充実度、クラウド連携・複数拠点への対応といった点を確認してください。
JIIMA認証を取得しているシステムを選ぶことで、法的要件を満たしているかどうかの判断がしやすくなります。
Step 4：社内体制を整備し研修を行う
電子帳簿保存法への対応は経理担当者だけの問題ではなく、現場担当者や管理部門が連携して取り組む必要があります。
操作マニュアルを整備し、関係者への研修を実施することで、誰でも正しく運用できる体制を整えることが大切です。
Step 5：試験運用を経て本格稼働する
本格稼働の前に試験運用期間を設け、保存漏れや操作ミスが発生しないかを確認します。
運用開始後も定期的な内部監査を行い、法的要件への準拠を継続的に維持していく姿勢が重要です。
違反した場合のペナルティ
電子帳簿保存法の要件を満たしていない場合のリスクは、想像以上に大きいものです。
電子取引データを適切に保存していないと判断された場合、通常の重加算税に加えて10%が上乗せされる加重措置が適用されることがあります。
また、帳簿の保存要件を満たさないと青色申告が取り消される可能性があり、その場合は各種控除や経費が認められなくなるため、税務上の影響は非常に深刻です。
対応を後回しにせず、早期に整備を進めることを強くお勧めします。
よくある質問
Q. クラウド会計ソフトで作成した帳簿はどう扱えばいいですか？
電子的に作成した帳簿は「電子帳簿等保存」の対象です。ソフト上にそのまま保存することが可能ですが、JIIMA認証を受けたソフトを使用するとより確実に法的要件を満たせます。
Q. 取引先から紙の請求書が届いた場合はどうすればよいですか？
スキャナ保存の対象になります。スマートフォンでの読み取りも認められていますが、200dpi以上の解像度で読み取ることが必要です。
Q. 電子取引と紙取引が混在している取引先がある場合は？
書類ごとに保存区分が変わります。電子で受け取ったものは電子取引として電子保存、紙で受け取ったものはスキャナ保存または紙保存で対応する形になります。
Q. 保存期間はいつから数えればよいですか？
電子帳簿保存法上は、事業年度の確定申告書提出期限の翌日から7年間です。建設業法の保存義務（工事目的物引渡し日から5〜10年）とは起算点が異なるため、両方の要件を満たす形で管理する必要があります。
まとめ
建設業の経理担当者にとって、電子帳簿保存法への対応は「やるかどうか」ではなく、「どう正確に対応するか」の段階に来ています。
特に2024年1月から義務化された電子取引データ保存については、対応漏れがペナルティに直結する可能性があるため、早急な整備が求められます。
3区分（電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引）の内容を正確に把握した上で、自社の書類フローを整理し、適切なシステムと社内体制を整えることが、建設業経理のデジタル化への確実な第一歩です。
PayStructは建設業の経理業務を支援するクラウドサービスです。電子帳簿保存法対応を含む書類管理のデジタル化について、お気軽にご相談ください。
例えば、建設業許可などの各種認証を持っていることで、金融機関からの信用度が高まるので融資が受けやすくなります。
有利な融資条件を引き出したいなら、会社の信用度を高めるように努めましょう。
