「電子帳簿保存法（電帳法）って、結局何をすればいいの？」
「うちは小さい個人事業主だから関係ないのでは？」
このような疑問を抱えている建設業関係者の方は少なくありません。
結論から言えば、電子帳簿保存法はすべての事業者が対象であり、2024年1月からは電子取引データの保存義務化がスタートしています。
つまり、「メールで届いた請求書を印刷して保管するだけ」では違反になってしまう可能性があるのです。
この記事では、電帳法の基礎知識から、2024年改正で何が変わったのか、具体的にどのような書類をどう保存すべきかを解説します。
法改正への不安を解消していきましょう。
電子帳簿保存法とは何か｜いつから始まった？
電子帳簿保存法は、時代の変化に合わせて何度もアップデートされてきた法律です。
まずはその成り立ちと目的を整理しましょう。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法（正式名称：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）は、税法で保存が義務付けられている帳簿や書類を、一定の要件を満たせば電子データで保存することを認める法律です。
1998年に制定されて以来、IT化の進展に伴い緩和と厳格化を繰り返してきました。
大きな転換点となったのは2022年の改正で、それまで任意だった「電子取引のデータ保存」が事実上の義務となりました。
さらに2024年1月からは、猶予期間が終了し、すべての事業者が電子データ保存に対応する必要があります。
電子帳簿保存法の目的
この法律の主な目的は、大きく分けて2つあります。
1つ目は、膨大な紙の書類を保管するスペースや管理コストを削減し、業務の効率化を図ることです。
建設業においては、図面や契約書、大量の領収書を物理的に管理する負担を減らす狙いがあります。
2つ目は、データの検索性を高めることで、税務調査の効率化を図ると同時に、改ざん防止（タイムスタンプの付与など）を徹底し、不正を防いで適正な課税を実現することです。
電子帳簿保存法の対象者
電子帳簿保存法の対象となるのは、「国税（法人税や所得税など）を納める義務がある事業者」です。
例えば、法人税を納める普通法人や所得税の納税義務がある個人事業主などです。
株式会社などの法人だけでなく、建設業に従事する個人事業主（一人親方）や中小零細企業も例外なく対象となります。
取引の規模や売上金額にかかわらず、メールで請求書を受け取るなどした場合は、この法律に沿ったデータ保存を行う必要があります。
電子帳簿保存法の対象書類
電子帳簿保存法の対象となる書類を以下の3つの区分に分けて見ていきましょう。
それぞれの詳細を確認します。
電子帳簿保存の場合
例えば、以下のような書類は電子帳簿保存の対象です。
- 仕訳帳
- 総勘定元帳
- 売掛帳
- 買掛帳
- 現金出納帳
- 固定資産台帳
事業者が会計システムなどを使って、これらの帳簿をパソコンなどで会計期間の最初から電子的に作成したケースでは、一定の要件を満たすことにより、そのまま電子データで保存可能となります。
スキャナ保存の場合
取引先から紙で受け取った取引関係書類で、具体的には以下のようなものが該当します。
- 契約書
- 納品書
- 請求書
- 領収書
- 見積書
- 注文書
- 検収書
上記のような書類は、スキャンして電子的に保存できます。
電子取引データの場合
Web請求書、メールに添付されたPDFの請求書など、電子的にやり取りされたデータは電子取引データ区分に該当します。
ほかにも、以下のような書類が対象です。
対象となる書類は、国税関係書類の「取引関係書類」と同様ですが、受け取り方法によって区分が変わる点には気を付ける必要があります。
電子取引データ保存の義務化はいつから？
電子取引データの電子保存義務化は、2024年（令和6年）1月から施行されています。
もともと2022年1月の改正で義務化される予定でしたが、多くの事業者の準備が間に合わないことを考慮し、2年間の「猶予期間」が設けられていました。
しかし、その猶予期間も2023年12月末で終了しています。
現在は、一人親方や中小零細企業を含む事業者が、電子取引データを適切に保存する必要があります。
近年の電子帳簿保存法改正で廃止された事項
2024年1月からの本格運用にあたり、これまでのルールの中で実質的に廃止された重要なポイントがあります。
- 「紙保存」による代替の原則廃止：かつては、電子取引データを出力した書面で保存する運用も認められていましたが、現在は電子データのまま保存することが必要です。
近年の電子帳簿保存法改正で緩和された事項
一方で、2024年1月からの本格運用にあたり、緩和された事項もあります。
- タイムスタンプの要件緩和：付与期間が最長約2か月と概ね7営業日以内（約67日間）
- 検索要件の緩和：スキャナ保存、電子取引に関して定められていた検索要件の記録項目が、取引年月日その他の日付、取引金額、取引先に限定
電子帳簿保存法のメリット・デメリット
電子帳簿保存法への対応は、一見すると「面倒なルールの追加」に思えるかもしれません。
しかし、正しく理解してシステムを導入すれば、建設現場の生産性を大きく引き上げるチャンスでもあります。
電子帳簿保存法のメリット
最大のメリットは、「物理的な管理コストと時間の削減」です。
建設業では、一つの現場ごとに見積書、注文書、請求書、領収書が大量に発生します。
これらを紙で保存する場合、ファイリングの手間、保管スペースの確保、そして過去の書類を探し出すための時間が膨大に浪費されていました。
電子保存へ移行することで、事務所のキャビネットを大幅に減らすことができ、数年前の取引データもパソコンやスマホから「工事名」や「日付」で即座に検索可能になります。
また、メールで届いたPDFをそのまま保存できるため、印刷代やトナー代、さらには原本を郵送するための切手代や封筒代といった経費も目に見えて減少します。
バックアップをクラウド上に保存しておけば、火災や災害による紛失リスクを回避できる点も、事業継続の観点から大きな利点です。
電子帳簿保存法のデメリット
一方で、導入初期にはいくつかのハードルが存在します。
まず、「社内ルールの整備とIT環境の構築」が必要です。
これまでの「紙を綴じるだけ」の運用から、データを所定のルール（ファイル名の付け方や保存先など）に従って管理する運用へと変更しなければなりません。
特に、IT操作に慣れていない現場担当者や一人親方にとっては、最初の操作に慣れるまで「以前より時間がかかる」と感じる場面もあるでしょう。
しかし、これらは一時的なコストであり、一度仕組みを構築してしまえば、中長期的には大きな効率化へとつながります。
電子帳簿保存法改正前と改正後の業務の流れ
電子帳簿保存法改正前の業務の流れは、以下のとおりです。
- PDFの請求書が送付される
- PDFの請求書を紙に印刷する
- 紙で保管する
一方で、電子帳簿保存法改正後の業務の流れは、以下のように変化しています。
- PDFの請求書が送付される
- 電子データとして保存する
- ダウンロードできるように保管する
電子帳簿保存法に関するよくある質問
実務で迷いやすい具体的なケースについて、回答します。
電子取引データの保存期間は何年ですか？
法人・個人事業主ともに、請求書や領収書などの電子取引データは「原則7年間」保存する必要があります。
（※個人事業主の白色申告など一部条件で5年となるケースもありますが、消費税の課税事業者や青色申告の場合は7年となるため、一律7年で管理しておくのが最も安全確実です。）
電子帳簿保存法に違反すると青色申告の承認取り消しなど税務上不利になる可能性もあるため、適切に保存するようにしましょう。
クレジットカードの利用明細はどうなりますか？
クレジットカードの利用明細も、電子帳簿保存法の対象です。
Webサイトからダウンロードする利用明細は「電子取引」に該当するため、データのまま保存が必要です。
交通系ICカードは電子帳簿保存法の対象になりますか？
SuicaやPASMOなどの交通系ICカードを利用した際、券売機で「紙の領収書」を受け取った場合は、スキャナ保存で問題ありません。
一方、モバイルSuicaなどで「利用履歴（データ）」を領収書代わりにする場合は、電子取引に該当するため、そのデータを保存する必要があります。
まとめ：電子帳簿保存法改正を正確に理解する
2024年1月から完全義務化された電子帳簿保存法。
建設業界の一人親方や中小企業にとって、これは単なる「ルールの変更」ではなく、「紙中心の古い事務作業」から卒業する大きな転換点です。
「メールで届いた請求書はデータのまま保存する」「検索できるように管理する」といった基本を押さえるだけで、税務リスクを回避できるだけでなく、探し物の時間を減らし、現場に集中できる環境を整えることができます。
法律を難しく捉えすぎて「何もしない」のが最大のリスクです。
まずは、自社の取引の中で「どれが電子取引に当たるか」を整理することから始めましょう。
とはいえ、日々の現場作業に加え、複雑な保存要件や検索設定を自分一人で管理し続けるのは、容易ではありません。
そこで、一人親方や中小建設業者に選ばれているのが「PayStruct（ペイストラクト）」です。
インボイス制度や電子帳簿保存法に対応しているPayStructに興味がある方は、ぜひ一度詳細をご確認ください。
