電子帳簿保存法の改正により、紙で受け取った領収書や請求書をデジタル化して保存する「スキャナ保存」のハードルが下がりました。
しかし、要件が緩和されたとはいえ、一定の保存ルールを守らなければ認められないリスクがあるため注意が必要です。正しく導入すれば、煩雑な書類整理から解放され、保管スペースの削減や事務効率化といった大きな恩恵を受けられるでしょう。
この記事では、スキャナ保存の定義や要件、改正による変更点、導入に向けた具体的な準備について徹底解説します。ペーパーレス化を実現し、スマートな経営基盤を整えるためのガイドとして、ぜひご活用ください。
スキャナ保存とは何か
スキャナ保存は、電子帳簿保存法における3つの区分の一つです。スキャナ保存について正しく理解するために、まずは定義や対象となる書類について確認していきましょう。
スキャナ保存とは
スキャナ保存とは、取引先から「紙」で受け取った領収書や請求書、あるいは自身が作成して「紙」で交付した書類の写しをスキャナやスマートフォン等で読み取り、電子データとして保存することを指します。
最大のポイントは、一定の要件を満たして保存することで、読み取り後の「元の紙書類」を即座に廃棄できる点にあります。
これまでは、電子データ化しても原本の紙を数年間保管し続ける必要がありましたが、規制緩和によってデジタルデータのみでの保存が正式に認められるようになりました。
スキャナ保存の対象
スキャナ保存の対象となるのは、あくまで「紙」で発生した取引関係書類です。具体的には、以下のような書類が該当します。
- 店舗でもらったレシート
- 取引先から紙で送られてきた請求書
- 自社で作成した領収書の控え
など
紙で受け取ったもの、発行したものは原則スキャナ保存の対象となります。
ただし、データとして保存する場合は、スキャナ保存の要件を満たす必要があるため注意が必要です。
スキャナ保存の要件
スキャナ保存には、重要書類と一般書類それぞれに細かな要件が定められています。
電子帳簿保存法の要件は当初よりも緩和されていますが、スキャナ保存の要件は細かいため気を付ける必要があります。
電子帳簿保存法改正によるスキャナ保存の主な変更点
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電子帳簿保存法改正によるスキャナ保存の主な変更点は、以下のとおりです。
- 税務署長の事前承認制度の廃止
- タイムスタンプの要件緩和
- 適正事務処理要件の廃止
- 検索要件の緩和
それぞれの詳細を見ていきましょう。
税務署長の事前承認制度の廃止
大きな変更点の一つが、税務署への事前承認が不要になったことです。これまでは、スキャナ保存を始める前に税務署長へ届出を出し、承認を得る必要がありました。
現在は、自社が「始めよう」と思ったタイミングで、要件を満たしたシステムを導入すればすぐに開始できます。これにより、導入に向けた心理的・事務的なハードルが下がりました。
タイムスタンプの要件緩和
データが改ざんされていないことを証明する「タイムスタンプ」の付与についても緩和が進みました。
以前は受領後「3営業日以内」という非常に短い期限での付与が求められていましたが、現在は「最長約2ヶ月と概ね7営業日以内」へと大きく延長されています。
また、データの訂正・削除の履歴が残るクラウド会計ソフト等を使用している場合、タイムスタンプの付与自体が不要となるルールも追加されました。
適正事務処理要件の廃止
従来は満たす必要があった適正事務処理要件が廃止されました。適正事務処理要件は、以下のとおりです。
関連性のあるそれぞれの事務については、別の人物が処理を行う
事務の処理内容を確認するために、定期的に検査を行う
処理に不備があったら報告と原因究明、改善のための方策を検討する
改正後は、これらの実施および検討は必要ありません。
検索要件の緩和
保存したデータを検索するための要件も、より現実的な内容に整理されました。規定は、以下のとおりです。
①「日付・金額・取引先」の3項目で検索できる
②日付もしくは金額の範囲指定で検索できる
③2種類以上の任意の項目を組み合わせて検索できる
ただし、ダウンロードの求めに対応できるようにしてあれば、②および③は満たす必要はありません。
スキャナ保存のメリット
スキャナ保存を導入する最大のメリットは、「紙」という物理的な制約から解放され、業務のスピードと安全性が向上することにあります。
例えば、大量の領収書や請求書の保管場所は不要です。これにより、事務所のスペースを有効活用できるだけでなく、ファイリング用の備品代や倉庫代の削減にもつながります。
さらに、紙の束から過去の取引を探し出す手間がなくなります。パソコンやスマートフォン上で「日付」や「取引先名」を入力するだけで即座に書類を確認できるため、再発行依頼や問い合わせへの対応、確定申告の準備がスムーズになるでしょう。
また、紙の書類は、経年劣化による印字の消失や、火災・紛失のリスクが常にあります。デジタル化してバックアップを取っておけば、セキュリティ対策としても有効です。
スキャナ保存のデメリット
一方で、導入にあたってはいくつかの課題やコストも発生します。これらを事前に把握しておくことが、運用後の「思わぬ負担」を防ぐことにもつながります。
まず、スキャナ保存の要件を満たすための会計ソフトや専用システムの導入費用（初期費用・月額費用）がかかるため、注意が必要です。
また、これまで「紙を貼るだけ」だった作業が「スキャンして項目を入力する」というデジタル特有のフローに変わるため、慣れるまでは一時的に事務作業が増えたと感じる可能性があります。
さらに、セキュリティ対策は必須です。大きな問題に発展しないよう、トラブルへの対処もあらかじめ考えておくとよいでしょう。
スキャナ保存を始める前の準備
「いきなりスキャナ保存と言われても何をすればいいかわからない…」という方は、スキャナ保存を始める前の準備についてチェックしておきましょう。
データを検索できるようにする
保存した電子データは、検索機能を備えておく必要があります。具体的には「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目で検索できる状態にしなければなりません。
さらに、各担当者で入力の仕方が異なると整合性が取れなくなるため、事前に入力ルールの確認をしておきましょう。
システム・タイムスタンプを準備する
データの真実性を担保するため、「いつ、そのデータが作成され、以降改ざんされていないか」を証明する手段を準備します。
一般的には「タイムスタンプ」を付与できるシステムを導入しますが、最近では「訂正・削除の履歴が残る（または訂正・削除ができない）クラウド会計ソフト」を利用することで、タイムスタンプを不要とする方法もあります。
要件を満たしたスキャナを導入する
スキャナ保存には「解像度200dpi以上」「赤・緑・青のカラー（256階調以上）」という読み取り要件があります。
現在市販されている複合機やドキュメントスキャナの多くはこの要件を満たしていますが、導入前に必ず仕様を確認してください。
また、最近ではスマートフォンのカメラによる撮影も認められています。スマートフォンも一般的な機種なら大きな問題はないと考えられます。
スキャナ保存の注意点
スキャナ保存を運用する上で最も注意すべきは、「要件を満たさない状態で原本を破棄してしまうこと」です。
一度破棄した紙の書類は二度と元に戻りません。もしスキャンした画像がボケていたり、解像度が足りなかったりして「見読性（読める状態であること）」が確保されていないと判断された場合、認められないリスクがあります。
原本が破棄できないケースに該当していないか、丁寧にチェックするフローを徹底したほうがよいでしょう。
スキャナ保存の要件に関するよくある質問
スキャナ保存の要件に関するよくある質問は、以下のとおりです。
スキャナ保存の入力期間に制限はありますか？
スキャナ保存の要件を満たすかどうかを確認する方法はありますか？
スキャナ保存の対象となる書類には何がありますか？
それぞれの回答を見ていきましょう。
スキャナ保存の入力期間に制限はありますか？
スキャナ保存の入力期間の制限は、以下のとおりです。
書類の作成や受領から概ね7営業日以内
企業が定めている業務処理サイクルの期間（最長約2か月）を経過した後、概ね7営業日以内
ただし、最長約2ヶ月と概ね7営業日以内の入力を行いたい場合は、書類の作成や受領からスキャナ保存までの事務処理規程を定めておきましょう。
スキャナ保存の要件を満たすかどうかを確認する方法はありますか？
最も確実な方法は、導入するソフトが「JIIMA認証（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）」を取得しているかを確認することです。
スキャナ保存の対象となる書類には何がありますか？
スキャナ保存の対象となる書類には、以下のようなものがあります。
請求書
領収書
見積書
注文書
納品書 など
賃貸契約書のように必ず紙での原本保存が求められるものもあるため、注意してください。
まとめ：スキャナ保存の要件を正しく理解しよう
電子帳簿保存法における「スキャナ保存」は、要件緩和によって個人事業主や中小企業でも導入しやすくなりました。事前承認の廃止やタイムスタンプ要件の緩和、適正事務処理要件の廃止などは大きな変化です。
しかし、原本を破棄するためには「解像度200dpi以上」「カラー256階調以上」「入力期限」といった法的要件を厳格に守らなければなりません。必ず原本を破棄できるというわけではないため、注意しましょう。
正しく運用すれば、保管コストの削減や検索性の向上により、バックオフィス業務を劇的に効率化できます。まずは自社のフローを確認し、要件を満たせる体制を整えてみてはいかがでしょうか。
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