「電子帳簿保存法」の改正により、個人事業主も無視できない大きな変化が訪れています。
しかし、「何から手を付ければいいのか分からない」「売上が少なくても対応が必要なの？」と不安を感じている方も多いはずです。
そこでこの記事では、個人事業主が押さえておくべき電子帳簿保存法の基礎知識から、改正による具体的な影響、実務での対応ステップまでを徹底解説します。
正しく理解して対応すれば、事務作業の効率化やペーパーレス化といったメリットを享受できるチャンスでもあります。
法令を遵守するクリーンな経営を目指すためのガイドとして、ぜひご活用ください。
電子帳簿保存法とは｜3つの保存区分
電子帳簿保存法とは、国税に関係する帳簿や書類を、紙ではなくデジタルデータとして保存することを認める、あるいは義務付ける法律です。
この法律は以下の「3つの保存区分」で構成されています。
電子帳簿等保存
パソコン等で作成した国税関係の帳簿や書類を紙には出力せず、データのまま保存することを認める区分です。
電子帳簿保存法ができる以前は、国税に関する帳簿・書類は紙で保存する必要がありました。
現在は、これらを電子データとして保存できるようになっています。
ただし、電子データは改ざんのリスクがあるため、保存するためには一定の要件を満たさなければなりません。
また、電子帳簿等保存の対象書類は、自身がパソコンで最初から一貫して作成した国税関係帳簿や国税関係書類です。
スキャナ保存
取引先から「紙」で受け取った領収書や請求書を、スマートフォンやスキャナで読み取り、電子データとして保存する区分です。
「任意」の規定であるため、これまで通り紙のままファイリングして保存し続けても問題ありません。
導入すれば、物理的な保管スペースを削減できるメリットがあります。
電子取引データ保存
メールに添付されたPDFの請求書や、Webサイトからダウンロードした領収書データなど、電子的に授受した取引情報をそのまま保存する区分です。
保存形式はPDFに限らず、必要に応じてスクリーンショットなどの画像データとして保存することもあります。
2024年1月からは「電子データのまま保存すること」が義務化されました。
つまり、電子メールで届いた領収書を紙に印刷して保存するだけでは、対応が不十分です。
請求書などが電子的に送られてきたケースでは、必ず電子データのまま保存しましょう。
電子帳簿保存法により個人事業主が受ける影響
電子帳簿保存法の改正は、すべての個人事業主にとって「事務フローの再確認」を迫る大きな転換点となりました。
特に、これまで「すべて紙で管理すれば安心」と考えていた方ほど、影響を強く受ける可能性があります。
電子取引データ保存の義務化
個人事業主にとって最も大きな影響は、電子的に受け取った取引情報をデータで保存することが義務化されたことです。
例えば、メール添付の請求書、スクリーンショットで画像データにした領収書などがこれに該当します。
2024年1月からは「真実性」と「可視性」の要件を満たした形でのデータ保存が必須となりました。
【真実性の要件】
以下の措置のいずれかを行うこと
- タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
- 取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付すとともに、保存を行う者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく
- 記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実および内容を確認できるシステムまたは記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受および保存を行う
- 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う
【可視性の要件】
- 保存場所に電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
- 電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
- 検索機能を確保すること
参照元：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」
タイムスタンプ・検索の要件緩和
義務化という厳しい側面がある一方で、対応をスムーズにするための「要件緩和」も進んでいます。
以前は、電子データに対して「いつからその書類が存在していたか」を証明する「タイムスタンプ」の付与を書類が受領されてから3営業日以内に行う必要がありました。
しかし、改正後はタイムスタンプの付与期間が最長約2か月とおおむね7営業日以内（およそ67日以内）と大幅に緩和されています。
また、訂正削除の履歴が残るシステムを利用する、あるいは訂正削除ができないシステムを導入している場合は、タイムスタンプの付与は不要です。
スキャナ保存の要件緩和
紙で受け取った領収書などを画像データとして保存する「スキャナ保存」についても、活用のハードルが大幅に下がりました。
以前は、書類をスキャナ保存したとしてもチェックする際には紙の元本が必要でした。
しかし、改正後は書類のスキャン後に即時破棄が可能となっています。
これにより、個人事業主は溜まりやすい領収書等の整理から解放され、事務作業の負担軽減や保管スペースの確保を実現できます。
【電子帳簿保存法の改正】個人事業主はどうすればいいの？
2024年1月から電子取引データ保存が義務化されたことを受け、個人事業主はまず「現状の把握」と「保存ルールの策定」を急ぐ必要があります。
以下の手順で進めるのが最も確実です。
電子取引をしているか確認する
まずは、自身の事業において「紙以外」で受け取っている領収書や請求書がどれくらいあるかを確認しましょう。
例えば、メール添付のPDF、Amazonや楽天などのECサイトの購入履歴、電気・水道・携帯電話のWeb明細、さらには交通系ICカードの利用明細などが対象です。
これらが一つでもある場合は、電子帳簿保存法（電子取引データ保存）の対象となります。
特に、「紙で届くもの」と「データで届くもの」が混在しているケースが多いため、漏れがないようリストアップすることが、法令遵守の第一歩となります。
会計システムが電子帳簿保存法に対応できているか確認する
現在利用している会計ソフトやクラウドサービスが、改正法に対応した機能を備えているかチェックしてください。
例えば、会計システムが電子帳簿保存法のどの要件のどれに対応しているかを確認します。
理想的なのは、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データの保存すべての区分に対応している会計システムを選択することです。
データを保管する場所を決める
データの保管については、速やかにアクセス可能で、検索あるいは印刷もできる状態で整理しておくことをおすすめします。
データの保管場所には、クラウドサービスやパソコンのハードディスク、会計ソフトなどがあります。
また、機器の故障などによるデータの喪失を防ぐため、別途データのバックアップを取っておきましょう。
ペーパーレスも検討する
電子帳簿保存法に従って運用する場合、書類を紙だけで一元管理することはほぼ不可能です。
しかし、紙と電子データの両方を同時に管理するのも簡単ではありません。
そこで、ペーパーレス化も検討しましょう。
ペーパーレス化を実現できれば、管理にかかる手間やコストも削減できる可能性があります。
保存するファイル名を統一する
保存するファイル名を統一することもおすすめです。
これにより、データの検索性および管理の効率の向上につながるでしょう。
例えば、「2026年3月1日.〇〇株式会社.△△（取引金額）」という形式でファイル名を設定します。
保存する電子データは、取引年月日、取引金額、取引先で簡単に検索できる必要があります。
個人事業主が電子帳簿保存法対応のソフトを選ぶコツ
個人事業主が電子帳簿保存法対応のソフトを選ぶときは、以下の点を確認しましょう。
- 必要書類の作成が可能か
- 電子化したい書類に対応しているか
- 操作は簡単か
- 料金プランは適切か
そもそも必要な書類や電子化したい書類に対応していなければ、導入した後の効果が半減されてしまうかもしれません。
自社の求める機能が搭載されているのか、しっかりチェックしてみてください。
また、操作は簡単か、料金プランは適切かといったことも確認しなければなりません。
操作方法が複雑なソフトの場合、効率化につながらない可能性があります。
大きな失敗を避けたい場合は、複数のソフトを比較して選ぶとよいでしょう。
個人事業主の領収書・レシートの取扱い
国税関係の帳簿書類には、領収書・レシートが含まれています。
例えば、紙の領収書・レシートは、そのまま紙で保存可能です。
法人で7年、個人事業主なら5年間保存する必要があります。
電子化しない場合は、原本を残しておきましょう。
一方で、領収書・レシートが電子取引データの場合は、電子データで保存しなければなりません。
領収書・レシートが電子取引データであれば、電子保存義務化の対象です。
売上規模にかかわらず電子帳簿保存法は無視できない？
売上規模にかかわらず、電子帳簿保存法の規定は無視できません。
ただし、小規模事業者には救済措置があり、基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者は、検索要件が緩和される場合があります。
取引データを日付、金額、取引先ごとに検索できるような形で保存することまでは要求されません。
とはいえ、電子取引データの適切な管理および保管の重要性が変わるわけではありません。
そのため、売上にかかわらず、電子取引データの管理および保管には注意しましょう。
青色申告・白色申告をする際の電子帳簿保存法への対応
青色申告も白色申告も、電子帳簿保存法に対応する必要があります。
それぞれの対応について見ていきましょう。
青色申告の場合
青色申告は最大65万円の控除を受けられますが、青色申告の基本要件に加え、「e-Taxによる申告」または「仕訳帳・総勘定元帳を優良な電子帳簿の要件を満たして保存」のいずれかが必要です。
どちらも満たさない場合は控除額が55万円（または10万円）となります。
白色申告の場合
白色申告も帳簿を記録する必要があり、必要な書類を適切に保存する必要があります。
また、電子帳簿保存法により、電子データで受け取った書類は電子保存しなければなりません。
保存が不十分な場合、税務調査で経費の立証が難しくなり、結果として税務上不利になるおそれがあるため、適切な保存が必要です。
個人事業主と電子帳簿保存法に関するよくある質問
個人事業主と電子帳簿保存法に関するよくある質問は、以下のとおりです。
- 個人事業主はいつから電子帳簿保存法に対応すればいいですか？
- 電子帳簿保存法の改正は個人事業主にも影響がありますか？
- 個人事業主が電子帳簿保存法以外に対応したほうがいいルールはありますか？
それぞれの回答を見ていきましょう。
個人事業主はいつから電子帳簿保存法に対応すればいいですか？
電子取引データ保存は、2024年1月から義務化されています。
メールで受け取ったPDFの請求書やWebサイトからダウンロードした領収書などは、データのまま（適切な検索要件等を満たした状態）で保存しましょう。
電子帳簿保存法の改正は個人事業主にも影響がありますか？
電子帳簿保存法の改正は、個人事業主にも影響があります。
事業規模の大小にかかわらず影響はあるため、自分に関係ないと思い込むのはやめたほうがよいでしょう。
個人事業主の場合は、電子取引をしているか確認したり、会計システムが電子帳簿保存法に対応できているか確認したりしてみてください。
個人事業主が電子帳簿保存法以外に対応したほうがいいルールはありますか？
個人事業主は、2023年10月1日から施行されたインボイス制度にも対応する必要があります。
インボイス制度では、消費税の仕入税額控除を受けるために、登録番号が記載された「適格請求書」の保存が義務付けられています。
これらは電子データで届くことも多いため、インボイス制度への対応（登録番号の確認）と、電子帳簿保存法への対応（データの適切な保存）を同時に行う必要があるでしょう。
まとめ：電子帳簿保存法を正しく理解して対応しよう
電子帳簿保存法の改正、特に2024年1月からの「電子取引データ保存の義務化」は、個人事業主にとって避けて通れない課題です。
メールやWebサイト経由の領収書・請求書は、紙に出力して保存するだけでは不十分であり、適切な要件（真実性・可視性）を満たしたデータ保存が求められます。
一方で、スキャナ保存の要件緩和などを活用すれば、溜まりがちな紙書類を破棄でき、事務作業の大幅な効率化や省スペース化を実現するチャンスでもあります。
まずは、自身の取引状況を確認し、法対応済みのシステム導入や社内ルールの策定を段階的に進めていきましょう。
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