建設現場のDX（デジタルトランスフォーメーション）が急務となる中、業務効率化を実現するために注目されているのが「施工管理アプリ」です。
しかし、「導入を検討しているが、選び方がよくわからない」「具体的にどのようなメリットがあるのか知りたい」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、施工管理アプリの主な役割や基本機能、導入によるメリット・注意点を初心者の方にもわかりやすく解説します。
また、導入前に準備することや、一人親方・中小零細建設業者におすすめのサービス「PayStruct」についても紹介します。
この記事を読めば、自社に最適なツールを見つけられるようになり、現場の生産性を劇的に向上させるヒントがつかめるはずです。
施工管理アプリとは
施工管理アプリとは、建設現場の管理・調整、さらには関係者とのやり取りを円滑にするツールのことです。
ここでは、施工管理アプリの定義、主な役割・機能、料金について見ていきましょう。
施工管理アプリの定義
施工管理アプリは、建設現場での管理および調整、関係者とのやり取りを効率化することを目的としたツールを指します。
一般的に、大きく3種類に分かれます。
| 種類 |
特徴 |
| さまざまな業種・現場に対応しているタイプ |
・管理から事務作業までさまざまな業務を効率化する
・機能が多い |
| 特定の業種・現場に強いタイプ |
現場ごとの生産性の向上・顧客満足度の向上に貢献する機能が充実している |
| 完全無料タイプ |
必要最低限の機能が無料で使える |
施工管理アプリは数多くあるため、課題を感じている分野に絞ったツールを導入するといったことも可能です。
施工管理アプリの主な役割
施工管理アプリの主な役割は、大きく2つあります。
例えば、工程表・図面、写真といったデータを一元管理できます。
これらは常に最新の状態で確認できるので、電話・メールでの確認作業が少なくなり、作業が円滑に進みます。
また、関係者同士でやり取りできる機能が搭載されたアプリを導入すれば、スムーズなコミュニケーションが可能です。
その結果、トラブルの発生・認識違いによるミスなどを防げるでしょう。
施工管理アプリの主な機能
施工管理アプリの主な機能には、以下のようなものがあります。
- 日報の作成
- 工程表の作成
- 工事写真の撮影
- 勤怠管理
- チャット機能 など
日報や工程表、工事写真は単に作成・撮影するだけではなく、共有・管理も可能です。
さらに、勤怠管理機能を搭載したアプリなら、従来のタイムカードを使った打刻よりも人為的なミスを減らす効果が期待できます。
2024年4月からは建設業でも働き方改革関連法が施行され、時間外労働に関する制限が厳しくなりました。
このような法改正に適切に対応するために勤怠管理を徹底したいという場合は、勤怠機能付きの施工管理アプリ、または勤怠システムの併用を検討してみてください。
参照元：厚生労働省「働き方改革関連法に関するハンドブック」
施工管理アプリの料金について
施工管理アプリの相場は、1人あたり月額数千円〜数万円程度です。
例えば、PayStructの場合、月額1万2,000円（税抜）から利用できます。（※受注企業は無料で利用可能です。）
さらに、月額料金とは別に初期費用がかかることもあるため、事前に確認しておきましょう。
また、施工管理アプリの中には無料で使えるものもあります。
しかし、有料アプリと比較すると機能が限定されていたり、広告が表示されて見づらかったりするため、使いにくい可能性があります。
「無料だ！」と飛びつくと大きく後悔する可能性があるため、あらかじめ仕様について確認が必要です。
施工管理アプリを導入するメリット
施工管理アプリを導入するメリットは、以下の4つです。
- 情報共有が円滑になる
- 業務が効率化する
- 品質管理が標準化できる
- コストが把握しやすくなる
それぞれの詳細を確認しましょう。
情報共有が円滑になる
施工管理アプリを導入することで、情報共有が円滑になります。
特に、クラウド上で情報を管理できるアプリであれば、事務所と現場が離れていても、データを即時共有できます。
これにより、事務所にいても現場にいても必要な情報がすぐに得られるようになり、コミュニケーションのタイムラグを最小限に抑えることが可能です。
業務が効率化する
施工管理アプリを導入すれば、業務効率が良くなる可能性が高いです。
建設現場では、日報をはじめ、工程表や安全チェックリストといったさまざまな書類を作成しなければなりません。
そして、この書類の作成は作業員の負担となります。
そこで役立つのが、施工管理アプリです。
日報・工程表を作成する機能が搭載されており、現場で入力するだけで自動的に報告書が作成できたり、テンプレートを活用すれば繰り返し作成する書類も簡単に作れたりします。
また、単に書類を作成できるだけではなく、写真・図面などをアプリ内で管理することも可能です。
必要なデータをすぐに取り出せるため、探す手間・時間が省けます。
品質管理が標準化できる
建設現場において、品質管理の標準化は重要な課題です。
これは、品質にばらつきがあれば、会社の信用を落としかねないからです。
従来の方法では、個人の経験・判断に依存している部分も多く、品質にばらつきが生じる可能性がありました。
その点、施工管理アプリを導入すれば客観的に品質管理できるようになり、品質のばらつきをなくせます。
例えば、チェックリストをアプリ内に組み込めば、誰でも同じ基準で品質をチェック可能です。
また、品質チェック時に写真・動画を残しておけば、仮にトラブルが生じても原因の究明が容易になります。
コストが把握しやすくなる
従来の方法は、リアルタイムで費用を把握することが容易ではなく、予算を超えてしまうリスクがありました。
しかし、施工管理アプリならデータを即時共有できるため、適切に資材管理できるようになります。
例えば、材料費・労務費をアプリに入力することで、すぐに総費用が分かります。
その結果、費用の推移や内訳を把握しやすくなり、予算超過の防止や安定した経営につながるでしょう。
施工管理アプリの選び方
施工管理アプリの選び方は、以下のとおりです。
- 料金で選ぶ
- 自社の課題で選ぶ
- 使いやすさで選ぶ
- サポート体制で選ぶ
- 自社の規模で選ぶ
- 既存のシステムとの連携で選ぶ
適当に選ぶと「想像とは違った」と後悔する可能性があります。
選び方を把握して、自社に最適なアプリを選びましょう。
料金で選ぶ
施工管理アプリを選ぶ際、料金を重視するという方も多いのではないでしょうか？
実際、毎月発生する可能性のある料金を無視してアプリを選ぶのは現実的ではありません。
しかし、料金をチェックするときに、単に安さだけを重視することはおすすめできません。
例えば、施工管理アプリには無料のものがありますが、機能が制限されていたり、広告が表示されて使いにくかったりするものもあります。
このように「無料＝自社に最適」とは限りません。
そのため、料金で選ぶ際はコストパフォーマンスはどうかという視点も持つようにしましょう。
自社の課題で選ぶ
施工管理アプリを「知名度」や「他社で使われている」という理由で選ぼうとしていませんか？
自社に最適なアプリを選択したいなら、自社の課題を解消できるようなアプリを選びましょう。
例えば、情報共有に課題を感じているのであれば、データを即時共有できる機能を重視すべきです。
労務管理に課題があるなら、勤怠管理・作業記録機能が充実したアプリを選びます。
このように、自社の課題に合わせてアプリを選べば、導入したときにより高い効果を実感できるでしょう。
さらに、単に課題を解消できるだけではなく、費用対効果の面でも有効です。
施工管理アプリを選ぶときは、自社の課題をピックアップしてみてください。
使いやすさで選ぶ
実際にアプリを使う従業員が使いにくいと感じるものでは、仮に導入したとしても本来のアプリの良さを発揮できません。
従業員の不満が募るだけという結果を招く可能性もあります。
そこで、使いやすさもしっかりと確認しましょう。
操作が複雑なものではなく、誰でも簡単に操作できるアプリを選ぶことをおすすめします。
また、カスタマイズ性の高いアプリもおすすめです。
カスタマイズ性が高ければ、自社の業務フローにあわせることもできるため、より使いやすくなるでしょう。
サポート体制で選ぶ
施工管理アプリを選ぶ際は機能や価格に目がいきがちですが、サポート体制の確認も忘れてはいけません。
特に、初めて施工管理アプリを導入する場合はサポート体制が充実しているサービスを選ぶことをおすすめします。
これは、アプリ操作に慣れるまではトラブルが発生しやすいからです。
サポート体制が充実していない場合、何かトラブルが起きたときに対応までに時間がかかり、その結果業務が滞ってしまう可能性があります。
加えて、無駄な費用が発生することもあるでしょう。
トラブルに備え、サポート体制が充実しているアプリを選ぶのがおすすめです。
自社の規模で選ぶ
自社の規模に応じて施工管理アプリを選ぶのも有効です。
例えば、一人親方や中小零細建設業者が大企業向けのアプリを使うのは、オーバースペックとなる可能性があります。
このとき、一人親方や中小零細建設業者向けのアプリを選べば、単に使いやすいだけではなく、費用対効果も良くなるでしょう。
施工管理アプリはたしかに業務を効率化してくれるかもしれませんが、会社の規模にあったものを選択しなければ、余計な費用が発生してしまう可能性があります。
既存のシステムとの連携で選ぶ
すでに何らかのシステムを導入している場合は、その既存システムとの連携も考慮したほうがよいでしょう。
例えば、導入してから連携できないことがわかった場合、個別の管理が必要になり、結局作業の手間が増えてしまう可能性があります。
これは、業務の効率化とはほど遠い結果といえます。
既存システムとの連携ができるアプリであれば、導入後の業務移行も円滑に進められるでしょう。
すでに何らかのシステムを採用しているのであれば、互換性・連携については事前に確認することをおすすめします。
施工管理アプリ導入前の準備
施工管理アプリを導入する前に、以下の5つを行っておきましょう。
- 運用ルールを決めておく
- 研修の計画を立てる
- 必要なデバイスを確保する
- オフライン対応か確認する
- 他のシステムとの連携を確認する
導入前にしっかりと準備しておくことで、スムーズなスタートを切れます。
今後導入を検討している方は、現場で混乱が生じたり、効果的に活用できなかったりといった事態を防ぐために、ぜひ実践してみてください。
運用ルールを決めておく
まず、運用ルールを決めておきましょう。
施工管理アプリは即座に情報を共有できますが、入力するタイミングや担当者の役割が曖昧だとデータの抜けが発生し、混乱を招きやすくなります。
また、現場の従業員が勝手に独自のルールで運用を始めると、データの一元管理が難しくなり、施工管理アプリのメリットを潰してしまいます。
そのため、運用ルールは導入前にしっかりと決めておいてください。
例えば、以下のようなルールを決めます。
- 日報の締切時間
- 工程表の更新頻度
- 工程表の担当者 など
運用ルールについては、マニュアルにまとめて共有すれば現場の混乱を防ぎやすくなります。
研修の計画を立てる
いくら使いやすい施工管理アプリを採用したとしても、いきなり全員が使いこなせるわけではありません。
そのため、研修の計画を立てることをおすすめします。
研修の計画を立てて実行することで、以下のようなメリットがあります。
- 操作に慣れていないことが原因のミスが減る
- アプリの操作に対する不安・抵抗感を軽減できる
- 実際に導入した後の現場の混乱が減る
研修については、具体的な利用シーンを想定して行うとよいでしょう。
必要なデバイスを確保する
施工管理アプリを導入する前に、必要なデバイスを確保しておいてください。
例えば、以下のようなデバイスです。
- スマートフォン
- タブレット
- モバイルバッテリー など
従業員が適したデバイスを持っていないと、結局アナログ対応になってしまう可能性もあります。
施工管理アプリをうまく活用するためにも、あらかじめ十分なデバイスを用意しておきましょう。
オフライン対応か確認する
多くの施工管理アプリは、クラウド経由で情報を管理しているため、通信が不安定な場所では動作が制限される可能性があります。
しかし、オフライン対応機能があれば、山間部・トンネルといった電波が届きにくいところでも日報の作成や写真撮影ができるため、安心です。
オフライン非対応のアプリを導入する場合は、情報を入力するタイミングをいつにするか検討しておかなければ、入力漏れなどが生じる可能性があるため、注意が必要です。
他のシステムとの連携を確認する
既存のシステムがある場合は、導入前に連携もチェックしておきましょう。
例えば、以下のようなシステムとの連携を確認しておくとよいでしょう。
- 会計ソフト
- 勤怠管理システム
- 図面管理ソフト
- 顧客管理ツール
施工管理アプリと既存システムが連携できれば、二重入力の手間がなくなります。
一人親方・中小零細建設業者にPayStructがおすすめな理由
「結局どのシステム・アプリを選べばいいの？」と悩んでいる一人親方・中小零細建設業者様は、PayStructをおすすめします。
PayStructは、帳票管理を中心とした建設業に特化したツールです。
見積・受発注・検収・請求といった書類を簡単に作成できるだけでなく、送付、保存もできます。
また、発注企業がPayStructの有料版に加入している場合のみ、受注企業も無料で使用可能です。
さらに、PayStructは電子帳簿保存法にも対応しています。
電子帳簿保存法への対応は済んでいますか？実際にそこまで手が回っていないという方もいるでしょう。
しかし、そのままにしておくのは危険です。
電子帳簿保存法に違反すると税務上不利になる可能性があります。
「システムの導入を検討している」「電子帳簿保存法に関連して税務上不利な扱いを受けたくない」という方は、PayStructの詳細をチェックしてみてください。
施工管理アプリ導入で気を付けること
施工管理アプリを導入する際に気を付けることは、以下の3つです。
- 慣れるまでの時間を考慮しておく
- データ消失のリスクも把握しておく
- 費用がかかることも想定しておく
それぞれの詳細を見ていきましょう。
慣れるまでの時間を考慮しておく
施工管理アプリは、いきなり誰でも使いこなせるわけではありません。
そのため、操作に慣れるまでの時間を考慮しておきましょう。
これまでアナログで行っていた業務がいきなりデジタル化された場合、仕事がやりにくくなる方も少なくありません。
導入後すぐに業務効率の向上という結果を求めるのではなく、中長期の視点で評価することをおすすめします。
データ消失のリスクも把握しておく
アプリのシステム障害、通信環境のトラブルなどがあれば、データが消失してしまう可能性もゼロではありません。
データ消失は大損害につながる恐れがあるため、事前に対策を練っておくことをおすすめします。
例えば、定期的なバックアップを実施したり、セキュリティ対策の強化を行ったりするとよいでしょう。
データ消失のリスクを最小限に抑えて、より安全にアプリを利用できるようにしてください。
費用がかかることも想定しておく
施工管理アプリは、導入する際に費用がかかります。
アプリ自体にかかる初期費用や毎月のランニングコストもそうですが、デバイス等を用意する費用も忘れてはいけません。
例えば、スマートフォンやタブレットを購入する費用が別途発生します。
とはいえ、業務効率の向上やコンプライアンスの面から見ても、施工管理アプリを採用する価値は十分にあります。
まとめ：自社に最適な施工管理アプリを選ぼう
施工管理アプリは、業務効率化や品質の標準化を実現できるツールです。
導入の際は、単なる価格の安さだけでなく、自社の課題解決に直結するか、現場の誰もが使いやすい操作性かといった視点で選ぶことが、失敗を防ぐ鍵となります。
特に、リソースの限られる一人親方や中小零細建設業者の方には、帳票管理から施工管理まで一元化できる「PayStruct」が最適です。
電子帳簿保存法にも対応しているため、コストを抑えつつ法令遵守と生産性向上を同時に実現できます。
まずは自社の運用ルールを明確にし、身近な業務のデジタル化への一歩を踏み出してみましょう。
