建設業は工事や現場ごとに発生する請求や支払いが多く、支払い管理が煩雑になりやすい傾向があります。
さらに、紙やExcelによる管理が長年慣習として残っているケースも少なくありません。
その結果、支払い漏れや二重計上、法令対応の遅れといったリスクを抱えている企業も多いのが実情です。
こうした課題を解決する手段として注目されているのが、建設業向けの支払い管理システムの導入です。
この記事では、建設業における支払い管理の重要性や現状の課題を整理したうえで、支払い管理システムを導入するメリット、選び方のポイント、注意点をわかりやすく解説します。
また、建設業に特化したDXプラットフォームである「PayStruct」が建設業界で選ばれる理由も紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
建設業における支払い管理の重要性と現状の課題
建設業では、支払い管理の精度が経営の安定性に大きな影響を与えます。
例えば、支払い遅延や管理ミスが起これば、取引先からの信頼低下や資金繰りの悪化につながりかねません。
そのため、支払い管理は非常に重要です。
ここでは、支払い管理の重要性に加え、現場の課題を確認していきましょう。
フォーマットの混在による管理の煩雑さ
現在、建設業ではフォーマットの混在による管理の煩雑さが課題となっています。
協力会社ごとに請求書の様式が異なり、紙・PDF・Excelなどが混在しているため、内容確認や金額チェックに多くの時間を要します。
その結果、支払い処理が遅れたり、転記ミスが発生したりするケースも少なくありません。
フォーマットの混在は大きなミスにつながることがあります。
そのため、適切に管理しなければなりませんが、異なるフォーマットを管理するのは手間も労力もかかります。
【対処法】
建設業向けの支払い管理システムの導入を検討してみてください。
フォーマットを統一できるシステムを選べば、管理する手間や労力を減らせるだけではなく、余計なミスもなくなるでしょう。
現場と事務所の連携に関する問題
現場と事務所の情報分断は、支払い管理に問題を発生させる原因となります。
これは、最新情報が共有されず、確認作業が後手に回るからです。
確認作業が後手に回ると、請求内容の確認や支払い承認が遅延しやすくなるため注意しなければなりません。
さらに、現場での追加工事が請求に反映されていないまま支払い処理が進むと、あとから修正が必要になります。
このような手戻りは、業務効率を大きく下げるでしょう。
【対処法】
クラウド型の建設業向け支払い管理システムを活用すれば、現場と事務所が同じ情報をリアルタイムで共有できるようになるため、情報共有の問題が解消されます。
その結果、支払い管理の課題解決も期待できます。
インボイス制度・電子帳簿保存法への対応負担
インボイス制度・電子帳簿保存法への対応も大きな負担となっています。
例えば、2024年1月から電子取引データの保存が完全義務化されました。
これにより、メール・EDI・クラウドなどの電子データでやり取りをした場合、そのデータを「電子データのまま」保存しなければならなくなりました。
そのため、電子取引データを印刷して紙で保存する方法では法令要件を満たせません。
このように、インボイス制度・電子帳簿保存法への対応は、建設業にとって大きな負担となっています。
【対処法】
法令対応機能を備えた建設業向けの支払い管理システムを導入します。
例えば、「PayStruct」なら、電子帳簿保存法で求められる条件を満たす機能を標準で搭載しています。
さらに、法改正への対応もシステム側で自動的に実行されるため、従業員に負担をかけることなく常に最新の要件を満たした運用ができます。
紙・Excel管理による属人化とミスのリスク
紙・Excelによる管理は、属人化とミスのリスクが高まります。
例えば、特定の担当者しか把握していない管理ルールがあると、休職や退職時に業務が滞ります。
また、Excelの数式ミスや更新漏れも起こりがちです。
一方、建設業では紙・Excelでの管理がいまだに多く、それらの解決が課題となっています。
【対処法】
建設業向けの支払い管理システムを導入することで、紙・Excel依存から脱却可能です。
さらに、単に脱却するだけではなく、業務効率も大きく改善するでしょう。
紙の書類を探す手間もなくなり、人的ミスも大幅に減ります。
建設業向け支払い管理システムを導入するメリット
建設業向けの支払い管理システムを導入することは、発注側にも受注側にもメリットがあります。
双方にメリットがあるとわかれば、導入にも前向きになれるのではないでしょうか。
ここで、発注側・受注側それぞれのメリットを見ていきましょう。
発注側のメリット
建設業向けの支払い管理システムを導入することで、管理業務の効率化につながります。
例えば、紙での請求書作成は、印刷して封筒に入れ、切手を貼り、さらに郵便局へ持って行くという工程が含まれています。
加えて、郵送後に控えを保管しておくスペースも必要です。
しかし、システム導入により電子化を進めれば、紙で管理していた際に必要だった工程は不要です。
もちろん、控えを保管しておくスペースも必要ありません。
これは大幅な業務効率改善につながるでしょう。
また、システムを導入することにより、ペーパーレス化が実現します。
その結果、紙代・インク代・切手代などがかからなくなるため、コストを大きく削減できる可能性があります。
受注側のメリット
建設業向けの支払い管理システムを導入することで、受注側は請求書などをオンライン上で受け取れるようになります。
仮に事務所にいる時間が少なくても、オンライン上であれば出先から確認・承認が可能です。
その結果、社内処理や支払いまでの時間短縮につながります。
また、請求書を受け取った後、修正事項が見つかったら相手に再発行を依頼しなければなりません。
このとき、紙の請求書なら再度郵送してもらうため到着まで数日かかることも当たり前でした。
その点、システムを導入していれば電子データでやり取りできるので、即日対応も可能でしょう。
法令遵守（コンプライアンス）の強化につながる
こちらは発注側・受注側双方にいえることですが、建設業向けの支払い管理システムを導入することにより、法令遵守の強化につながります。
例えば、法改正に自動で対応してくれるシステムを導入していれば、常に最新のルールに則って処理が行えます。
一方で、紙・Excelなどの手作業の場合は法改正の対応が遅れるリスクも否定できません。
会社を運営していくなら、法令遵守（コンプライアンス）強化はもはや必須です。
建設業向けの支払い管理システムを導入して、しっかりと対応していくことをおすすめします。
建設業向けの支払い管理システムを選ぶ際の比較ポイント
建設業向けの支払い管理システムを選ぶ際の比較ポイントは、以下のとおりです。
- 建設業に特化しているか
- 会社の規模に適しているか
- クラウド型・オンプレミス型のどちらか
- 既存のシステムと連携できるか
- 直感的な操作は可能か
選んだ後、想像とは違ったと後悔しないように、比較ポイントをしっかりと把握しておきましょう。
建設業に特化しているか
建設業は、他業種と比べて請求・支払いのフローが複雑で、汎用的なシステムでは対応しきれないケースがあります。
例えば、出来高請求や複数現場の同時進行、元請・下請間の多段階取引などは建設業特有の業務といえます。
こうした業務に対応していないシステムを導入すると、結局手作業が残ってしまい、大きな業務効率改善は見込めません。
建設業に特化したシステムを選ぶことで、支払い管理業務の効率化を最大限に実現できます。
会社の規模に適しているか
企業規模によって必要な機能や運用体制は異なります。
例えば、中小規模の建設会社であれば、操作がわかりやすく初期費用を抑えられるシステムが向いているでしょう。
一方、大規模企業では、複数部署・複数拠点での利用や権限管理が求められます。
規模に合わないシステムを導入すると、使いにくさやコスト過多につながります。
自社の規模や成長段階を踏まえ、無理なく使い続けられる支払い管理システムを選ぶことが重要です。
クラウド型・オンプレミス型のどちらか
クラウド型は初期費用を抑えやすく、現場と事務所でリアルタイム共有できる点が強みです。
例えば、インターネット環境があればどこからでもアクセスでき、システムのアップデートや法令対応も自動で行われます。
一方、オンプレミス型は自社のセキュリティポリシーに合わせた運用ができる、独自のカスタマイズがしやすいといったメリットがあります。
ただし、自社サーバー管理が必要で、クラウド型よりもコストや手間がかかるでしょう。
自社の求める要件や利用環境と照らし合わせて、どちらにするか決めることをおすすめします。
既存のシステムと連携できるか
建設業は、原価管理システムや販売管理システムなど複数の業務管理システムを利用することも珍しくありません。
そこで、既存のシステムと連携できるかという点もチェックしておくと安心です。
連携できると、データを二重で入力する手間が省けるため業務効率が大きく改善します。
既存業務を無理に変えるのではなく、今の業務フローに自然に組み込める支払い管理システムを選ぶというのも選択肢の一つです。
直感的な操作は可能か
建設業では、ITに不慣れな現場担当者や事務スタッフもシステムを利用する可能性があります。
そのため、操作が複雑なシステムは、定着せず形骸化するリスクがあります。
例えば、画面が見づらい、操作手順が多いといったシステムは日常業務の負担になるため避けたほうがよいでしょう。
直感的な操作ができるシステムであれば、専門的な知識がない方でも使いやすく、属人化を防ぐことにもつながります。
また、マニュアルを読まなくても使えるシステムなら、導入後の教育コストも抑えられます。
現場・事務所双方が使いやすい支払い管理システムを選ぶことが成功の鍵です。
PayStruct（ペイストラクト）が建設業界に選ばれる理由
PayStruct（ペイストラクト）は、建築・建設業界に特化したDXプラットフォームです。
そのPayStructがなぜ建設業界から選ばれるのか、主な理由は以下のとおりです。
- 紙・Excelへの依存から脱却できる
- 法令対応機能が標準装備されている
- 建設業特有の請求・入金管理にも対応している
建設業向けのシステム導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
紙・Excelへの依存から脱却できる
紙・Excelは、入力ミスや転記漏れ、検索の手間が発生しやすく、時間とコストのロスを生みます。
そのため、脱却することで大きく業務を効率化できるでしょう。
PayStructを導入すれば、紙・Excel管理からデジタル化へ確実に移行できます。
見積〜請求〜入金までのフローを一元管理でき、情報の重複入力やファイル散逸のリスクを防げます。
その結果、管理工数の大幅削減と業務の効率化が実現可能です。
法令対応機能が標準装備されている
建設業が直面するインボイス制度や電子帳簿保存法といった法令要件に対応することは、経営リスクの低減につながります。
しかし、多くの企業が法令改正対応に追加のシステムや手作業を余儀なくされます。
その点、PayStructなら法令対応を標準機能として装備しているため、別途対応ツールを導入する手間やコストはかかりません。
これにより、法改正による業務負担を軽減し、結果として法令遵守を強化しながら支払い管理の効率も高められます。
建設業特有の請求・入金管理にも対応している
PayStructは、建設業特有の請求・入金管理にも対応しています。
さらに、建設業特有の資金繰りの課題にも対応しています。
例えば、発行した請求書のデータは自動的に資金繰り管理システムと連携し、入金予定・実績などを即時把握できるようになっています。
支払い漏れや遅延は、取引先からの信頼を失う原因となります。
PayStructを導入することで、請求・入金・資金繰りの管理を適切に行えるようになるので、取引先から信頼を失うといったリスクも回避できるでしょう。
建設業向けの支払い管理システム導入前に知っておきたい注意点
建設業向けの支払い管理システム導入前に知っておきたい注意点は、大きく2つあります。
- システムの操作を覚える必要がある
- 不要な機能が含まれていることがある
さまざまなメリットがある支払い管理システムですが、注意点を知らないと後悔する可能性があります。
ここで、それぞれの詳細を把握しておきましょう。
システムの操作を覚える必要がある
建設業向けの支払い管理システムは、導入して終わりではありません。
使いこなせてはじめて大きな成果を発揮します。
そして、使いこなすためにはシステムの操作を覚える必要があります。
もともとITに詳しい方であればそれほど苦にならないかもしれません。
しかし、不慣れな方にとってはやや負担となる場合があるため、注意が必要です。
不要な機能が含まれていることがある
建設業向けの支払い管理システムには、さまざまな機能が含まれています。
そのため、一部使わない機能も含まれているかもしれません。
自社にぴったりだと感じるシステムもあれば、意外と不要な機能が多かったと感じるシステムもあるため、選ぶときは慎重に判断しましょう。
まとめ：建設業向けの支払い管理システムをうまく活用しよう
建設業には、以下のような課題があります。
- フォーマットの混在による管理の煩雑さ
- 現場と事務所の連携に関する問題
- インボイス制度・電子帳簿保存法への対応負担
- 紙・Excel管理による属人化とミスのリスク
しかし、これらの課題は建設業向けの支払い管理システムを導入することで解消される可能性があります。
ただし、支払い管理システムなら何でもいいわけではありません。
以下のポイントをチェックしてから選びましょう。
- 建設業に特化しているか
- 会社の規模に適しているか
- クラウド型・オンプレミス型のどちらか
- 既存のシステムと連携できるか
- 直感的な操作は可能か
どのシステムを導入するか迷う場合は、PayStructもぜひ検討してみてください。
PayStructは建設業特有の請求・入金管理や資金繰りに対応しているだけではなく、以下のことにも対応可能です。
- 取引先・パートナーの開拓
- 顧客管理
- 帳票管理
- 施工管理
- 新制度・法改正への対応 など
これらのことをたった一つのツールで管理できるのは大変便利です。
「複数のシステムの導入は面倒」「一つのツールで完結したい」という方は、PayStructの詳細をチェックしてみてください。
