2024年1月1日より、電子帳簿保存法における「電子取引データ保存」が完全に義務化されました。
これにより、メールで受け取った請求書のPDFやクラウドサービスで発行・受領した領収書データ、ECサイトからダウンロードした取引明細などの「電子データで授受した取引書類」は、紙に出力して保存することができなくなっています。
電子データで受け取った書類は、そのまま保存することが法律で義務付けられています。
電子帳簿保存法には、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つの保存区分があります。
このうち、すべての事業者に対応が義務付けられているのは「電子取引データ保存」のみです。
帳簿や決算書類の電子保存（電子帳簿保存）、紙書類のスキャナ保存は任意対応ですが、電子取引データ保存だけは対応が必須です。
本記事では、電子帳簿保存法の中でも「電子取引データ保存」に特化し、義務化の対象となるデータから具体的な保存要件まで徹底的に解説します。
なお、「paystruct（ペイストラクト）」は、この電子帳簿保存法に完全対応したツールです。
スピーディーに対応したいという事業者様はぜひ一度、ご相談ください。
なお、PayStruct（ペイストラクト）はJIIMA認証に向けて取得中で、2026年上旬公開予定となっております。
電子帳簿保存法における「電子取引」とは何か
電子帳簿保存法における電子取引とは、取引情報を電子データでやり取りすることをさします。
具体的には、メールやクラウドサービス、ECサイトなどを通して、最初から最後まで電子的に行われる取引が該当します。
電子取引の具体例
・電子メール 請求書や領収書のPDFファイルを添付して送受信
・クラウドサービス クラウド型の請求書発行システムで請求書を授受
・ECサイト 商品購入時にサイトから領収書をダウンロード
・EDIシステム 受発注データを専用システムで交換
・電子契約 電子署名サービスを利用して契約書を締結
このように最初から最後まで紙を使用しないで取引した場合、それらのデータは電子保存することが義務となります。
これは、電子帳簿保存法の3つの区分（電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引データ保存）のうち、すべての事業者に義務付けられている「電子取引データ保存」にあたります。
電子取引データ保存の対象者
電子取引データ保存の対象となる事業者は、すべての法人、すべての個人事業主、そして一定以上の副収入がある個人です。
副収入がある個人の場合、2022年度の副業による収入が300万円を超える場合が対象です。
対応期限
2024年1月1日から、電子データでやり取りした書類をデータのまま保存することが完全義務化されています。
これ以降、電子データとして受領した書類を紙に出力して保存する方法は原則として認められません。
しかし、システムの整備が追い付いていないなど所轄税務署が認める理由がある場合、2024年1月1日以降も新たな「猶予措置」が設けられています。
この猶予措置は要件を満たしている場合のみ適用されますので詳しくは所轄税務署長へお問い合わせください。
【重要】電子取引データとして保存すべき書類の範囲と具体例
保存が必要な電子取引データは、基本的な考え方として「紙でやり取りしていたら保存が必要だった書類」を電子でやり取りした場合の、取引の証憑となる書類すべてです。
保存が必要な書類の種類と具体例
では、具体的にどのようなものが電子取引データの保存対象となるのでしょうか。
具体例をまとめます。
①請求書・領収書
メールに添付で受領したPDF請求書や、クラウド請求書サービスで発行・受領した請求書、 ECサイトからダウンロードした領収書、ウェブサイトのマイページからダウンロードした領収書、クレジットカードの利用明細PDFなど
②見積書・注文書・納品書
メールで受領した見積書、 EDIシステムを介して受領した発注書、クラウドサービスで発行した注文書の控え、電子メールで送信した納品書の控えなど
③契約書・覚書
電子契約サービスで締結した契約書、メール添付で取り交わした契約書、PDFで受領した業務委託契約書など
④交通費・経費関連
ETCの利用証明書(電子データ)、モバイルSuica/交通系ICカードの利用明細、 航空券の電子チケット控え、ホテルの予約確認メール・領収書、タクシー配車アプリの領収書など
⑤その他の取引関連書類
送り状、検収書、支払通知書なども電子データでやりとりした場合は電子取引の対象となりデータで保存しなければいけません。
自社が発行した書類の控えも対象
電子取引データは、取引先から受け取るデータだけでなく自社が発行した書類の控えも対象です。
電子データで取引先に送信した請求書の控えやクラウドサービスで発行した見積書の控え、 電子契約で締結した契約書の控えはデータで保存します。
保存が不要なケース(電子取引に該当しないケース)
電子取引に該当しないケースとして、紙で受け取った請求書・領収書やパソコンで作成して紙で交付した書類などがあげられます。
紙で受け取った書類は、紙のまま保存して問題ありませんし、パソコンで作成していても紙で送付している場合は、紙のまま保存することが認められています。
電子取引データの保存方法|3つの要件
電子取引データを保存する際には、以下の3つの要件を満たす必要があります。
真実性の確保(改ざん防止)
保存されたデータが改ざんされていないことを証明するために、以下のいずれか1つを満たさなければなりません。
①タイムスタンプを付与して授受
タイムスタンプが付与された状態で電子書類を受け取る
②授受後すみやかにタイムスタンプを付与
受け取ったデータに自社で速やかにタイムスタンプを付与する
③訂正・削除履歴が残るシステムで保存
訂正・削除を行った場合にその履歴が残る
④訂正削除防止に関する事務処理規程を策定・運用・備付け
訂正や削除が誤って行われないようにするために事務処理規程を作成し、そのルールに則って運用する
具体的な対応方法
書類の改ざん防止策のための具体的な対応策として、国税庁が配布している事務処理規定のサンプルを使用するか、専用のクラウドシステムを使用し、システムの機能で対応する方法があります。
可視性の確保
必要な時に、誰でも内容を確認できるようにするための措置が必要です。
パソコン・ディスプレイ・プリンター等を用意し、すぐに必要なデータを閲覧できるようにしなければなりません。
また、システムを導入する場合は、システムの操作マニュアルのやシステム概要書の備付けも必要です。
検索機能の確保
税務調査などで必要な書類をすぐに探し出せるようにするために、取引年月日、取引金額、取引先で検索できることが基本要件として定められています。
また、追加要件として日付または金額の範囲指定検索や2つ以上の項目を組み合わせた検索ができなければいけません。
ただし、検索機能に関しては検索要件が緩和されるケースもあります。
前々年の売上高が5,000万円以下である場合、税務調査時にダウンロードの求めに応じられる場合は、緩和の対象です。
すぐに対応できない場合の猶予措置
2024年1月1日以降、対応が追い付いていない場合、猶予措置が適用されるケースもあります。
相当の理由があると所轄税務署長に認められ、税務調査時にダウンロード・プリントアウトの求めにそれぞれ応じられる場合は、猶予措置の適用になります。
「相当の理由」として認められるものとして、人手不足やシステム整備の資金不足、システム整備が間に合わないなどがあげられます。
しかし、猶予措置適用中でも 電子取引データを削除せず保存しておく、いつでも出力・提示できる状態にしておくことは最低限行っておく必要があります。
猶予措置の適用有無に関しては、税務署の事前承認を得るといったことはできず、税務調査のタイミングで顕在化することとなります。
その際に「相当の理由」がないと判断された場合、青色申告の承認が取り消されるリスクが生じることとなります。
猶予措置に関しては現時点では適用期限は定められていません。
将来的に法改正によって猶予措置が廃止される可能性も考慮が必要です。
まとめ
電子取引データ保存は2024年から完全義務化されています。
電子データでやり取りした取引書類すべてデータ保存しておかなければいけません。
その際、保存要件を満たしていることが重要になります。
まだ対応が追い付いていないという場合は、まずは電子取引データを削除せず保存することから始めてください。
そして段階的に保存要件への対応を進めます。
なお、Paystructは電子取引データ保存に対応しているツールなので、スピーディーに対応していくことが可能です。
お気軽にご相談ください。
