2024年1月から電子取引データ保存が完全義務化され、建設業界でも電子帳簿保存法への対応が急務となっています。
紙業務が根強い建設業界において、電子帳簿保存法対応システムの導入は、法令遵守だけでなく、業務効率化や資金繰り改善にも直結する重要な経営課題です。
この記事では、建設業特有の課題を踏まえたシステム導入の実務ポイントを解説します。
なお、PayStruct（ペイストラクト）はJIIMA認証に向けて取得中で、2026年上旬公開予定となっております。
電子帳簿保存法とは？建設業が押さえるべき基礎知識
1998年に制定された電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認めるものです。
原則紙保存であった帳簿や書類の電子データ保存を認めたことで、事務負担を軽減させることやペーパーレス化を進めることができるとされていました。
この法律は、2022年1月に改正があり、電子取引データの電子保存が義務化されました。
そして2024年1月からは、電子取引データの電子保存が完全義務化となりました。
そのため2024年1月以降は、メールで受け取った請求書やPDFの契約書などを、紙に印刷して保存することは原則として認められていません。
建設業においては、この法改正が事業に大きな影響を及ぼすといわれています。
工事ごとに様々な書類を扱っていて、とても煩雑な管理になっているからです。
では、どのような点に注意して電子取引データの管理をしていけばよいのでしょうか。
3つの区分と義務化の内容
電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類を電子データで保存するための要件を定めた法律で、3つの区分があります。
①電子帳簿等保存（任意）、②スキャナ保存（任意）、③電子取引データ保存（義務）です。
建設業では特に、③の電子取引データ保存への対応が最優先課題となります。
電子取引データ保存は2022年1月1日に改正法が施行され、2年間の宥恕期間を経て、2024年1月1日から完全義務化されました。
現在も「相当の理由」がある場合は猶予措置が適用されますが、早期のシステム導入が推奨されています。
建設業で保存が必要な電子取引データの具体例
電子取引データの具体例として、建設業では、メールで受領したPDF形式の請求書・見積書、クラウドサービスで共有された工事関係書類、EDI取引による発注データ、電子契約システムで締結した工事請負契約書、クレジットカードのWeb明細、建材メーカーのECサイトでダウンロードした領収書などが対象となります。
一方、紙で受け取った請求書や領収書は電子取引データには該当せず、従来通り紙のまま保存できます。
電子取引データ保存で満たすべき3つの法的要件
電子取引データの保存は、単に保存しておけばよいというものではなく決められた要件に基づいて保存しなければいけません。
電子取引データの保存要件は3つあります。
①真実性の確保（改ざん防止）
真実性の確保では、タイムスタンプの付与、訂正・削除履歴が残るシステムの使用、または事務処理規程の作成のいずれかを選択します。
中小規模の建設会社には、国税庁が提供する事務処理規程のサンプルをカスタマイズする方法が最もコスト効率的です。
②可視性の確保（いつでも閲覧可能）
可視性の確保では、自社の開発システムであれば概要書を備え付ける必要があります。
導入しているシステムの場合は、その操作マニュアルを使用するパソコン等に備え付けておかなければいけません。
保存された取引情報を検索でき、いつでも閲覧ができる状態にしておく必要があります。
すぐに表示できるように検索機能の確保も必要です。
検索機能は、取引年月日、金額、取引先名で検索できなければいけません。
ただし、売上高が5,000万円以下の小規模事業者で、税務署のダウンロードの求めに応じることができるようにしていれば検索要件の対応は不要となります。
建設業界でシステム導入する4つのメリット
建設業界では、複雑な書類、データの管理が行われていることもあり、自社でシステムを構築していくとなると時間を要してしまいます。
そのため、建設業に特化している専用のシステムを導入するのが良いでしょう。
システムを導入することにより、業務効率化、現場と本社の連携強化、コスト削減、内部統制の強化と信頼性向上といったメリットが得られます。
業務の圧倒的な効率化
システムを導入することで、請求書作成時間は約80%削減、書類検索時間も90%以上短縮されます。
紙での整理・ファイリング作業が不要になり、自動的にデータ化・分類されるため、経理担当者の業務負担が軽減され、それにより残業時間も短縮されます。
②現場と本社の連携強化
建設業では現場事務所と本社が離れているため、書類のやり取りに時間がかかります。
しかし、システムを導入することで、現場から本社にリアルタイムで各種書類を送ることができるため、承認作業等にかかっていた時間も短縮されスムーズな決裁が可能となります。
③コストの削減
紙で対応する場合、印刷代、郵送代、保管スペース、人件費などが発生します。
しかし、電子データで管理することによりこれらの費用は削減されます。
紙・インク・ファイル・棚などの物理的コストは不要となり、書類保管用の倉庫やオフィススペースの圧迫も解消されますし、別途借りていた場所がある場合は、それらの賃料を削減することにもつながります。
④内部統制の強化と信頼性向上
承認フローの可視化、データの改ざん防止、アクセス権限の管理、操作ログの自動記録により、内部統制が強化され、金融機関や取引先からの信頼性が向上します。
信頼性が高まると、融資審査や入札で有利になりやすく、新たなビジネスチャンスもつかみやすくなるといえます。
失敗しないシステム選定の5つのポイント
システムを導入する際は、自社で困っていること、解決しなければならないことを明確にし、どのようなシステムを導入すればよいか検討する必要があります。
自社に合わないシステムを導入してしまっては、問題を解決することができないばかりでなく導入コストも無駄になってしまいます。
ここでは、選び方のポイントについてまとめておきます。
①電子帳簿保存法の保存要件を満たしているか
真実性の確保機能（タイムスタンプ、訂正履歴の記録）、可視性の確保機能、検索機能の3つを満たしているか確認しましょう。
JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）の認証を取得しているシステムは、要件を満たしていることが証明されています。
②建設業特有の書類に対応しているか
建設業特有の書類に対応しているシステムであれば、スムーズな運用が可能です。
工事請負契約書、工事注文書、工事完了報告書、下請業者への発注書など、建設業特有の書類に対応し、工事案件ごとに管理できるシステムが望ましいです。
③既存システムとの連携が可能か
自社ですでに使用しているシステム、例えば会計ソフト（弥生、freee、マネーフォワードなど）や工事原価管理システムなどと連携が可能か確認しましょう。
これらの連携がスムーズに行えない場合、同じ内容を各システムに入力しなければならないなどの二重入力の手間が発生し、かえって非効率となってしまいます。
④サポート体制は充実しているか
システムは導入したら終わりではありません。
運用していく中でわからないことが出てきてしまったり、システムトラブルが発生する可能性もあります。
そのような際にしっかりとサポートしてくれるかどうかは重要です。
導入時の初期設定サポート、電話・メール・チャットでの問い合わせ対応、税務調査対応サポート、法改正時のシステムアップデート対応などを確認しましょう。
⑤コストパフォーマンスは適切か
システムを導入する際は費用がかかります。
自社でシステム導入にかけることができる費用についてしっかり確認し、初期費用と月額費用を合わせた3年間の総コストで、今必要な必要最低限の機能にしぼり比較していきましょう。
費用面の負担は、IT導入補助金などの活用も検討できます。
建設業界の電子帳簿保存法対応を支援するシステム
建設業が電子帳簿保存法に対応するために、会計ソフトの電帳法対応機能の活用や、汎用的な文書管理システムの導入、建設業特化型の管理システムの導入といった方法があげられます。
建設業特化型システムの一つであるPayStructは、見積・受発注・請求・入金管理を一元化し、電子帳簿保存法の保存要件を完全に満たします。
月額12,000円から（2アカウント）利用可能で、建設業の資金繰り改善と法令対応を同時に実現できます。
まとめ｜段階的な取り組みで着実に対応
電子帳簿保存法への対応は、建設業にとって避けて通れない法令対応です。
まずは最低限の対応として、すべての電子取引データを保存し、税務調査時に提出できる状態を維持しましょう。
次に、国税庁のサンプルを活用して事務処理規程を作成し、社内で周知・運用を開始します。
そして、自社の規模や課題に合ったシステムを比較検討し、段階的な導入計画を立てましょう。
電子帳簿保存法への対応は、単なる法令遵守にとどまらず、建設業界が抱える人手不足、業務の非効率、資金繰りの課題を解決するDX推進の第一歩となります。
まずは小さな一歩から、電子帳簿保存法対応を始めましょう。
