令和3年度の電子帳簿保存法の改正により、建設業を取り巻く書類のデータ管理体制の見直しが急務とされています。
請求書・発注書・契約書・稟議書など、これまで紙で作成し授受されてきた書類は、データで授受することが混在するようになりデータで授受した場合にはデータで保存することが技義務付けされています。
これらの書類はデータで一元管理する必要があり電子化をいかにスムーズに進めていくのかが現場で大きな課題になっています。
なかでもこれらの書類の承認を行う決裁・権限マネジメントのデジタル化は重要な課題です。
本記事では、建設業での決裁・権限マネジメントと書類の管理の課題を整理するとともに、おすすめの管理ツール「PayStruct（ペイストラクト）」について紹介します。
建設業で急務「電子帳簿保存法改正」対応の負担
令和3年度の電子帳簿保存法改正により、データで授受される請求書や契約書など電子取引データのデータ保存が義務化されました。
しかし建設業では、請求書や契約書の他にも発注・検収・支払などの書類が多岐にわたっており、複雑な管理体制となっています。
- 各現場・協力会社ごとに異なるフォーマット
- 紙＋PDFが混在して保存ルールが曖昧
- 承認・決裁の責任者が明確でない
- 電子保存の「検索要件」「訂正履歴」などへの理解不足
こうした状況について対処していかなければ、法令違反リスクや監査対応の遅れにつながりかねません。
建設業では「書類保存」を電子化するということだけでなく、決裁権限マネジメントに対しての対応も同時に行わなければいけないことがわかります。
建設業の決裁・権限マネジメントに潜む課題
建設業における決裁フローは、多層的で属人的な構造になりがちで、書類の電子化・クラウド化が進む中で、いくつかの課題が顕在化しています。
具体的には、決裁者の権限が不明確であるために電子承認のルートが定まらないことや、支払・発注の責任範囲が部門ごとに異なり、そのルールが現場に浸透していないという問題があります。
さらに、紙ベースの稟議や押印文化が残存しているため、データで書類を保存する場合の電子帳簿保存法の要件対応と実務が乖離しています。
結果として、承認データがメール、チャット、PDFなどに分散し、必要な情報の検索が困難になっています。
現場の承認フローそのものが整理されていなければ書類を一元的にデータで保存管理し電子帳簿保存法の対応をすることも困難となるため、まずは決裁・権限マネジメントの課題を解決する必要があります。
PayStruct（ペイストラクト）が建設業の書類管理・決裁課題を解決
PayStructは、建設業に特化した支払い・承認・書類管理クラウドです。
電子帳簿保存法をはじめとする法令対応を前提に、次のような仕組みで現場の負担を解消します。
具体的にみてみましょう。
| 電子帳簿保存法対応のデータ管理基盤 |
スキャナ保存・電子取引の保存要件をすべて満たす機能 |
| 建設業特有の承認フローを自動化 |
決裁権限表を登録することで、金額・案件種別に応じた承認ルートを自動判定できる。
紙稟議やメール承認を排除し、現場でもスマホでスピード決裁が可能。 |
| 請求〜支払までの一元管理 |
発注・検収・支払い・振込依頼までをクラウドで完結できる。
紙・Excel・メールの分断を解消し、経理と現場が同じデータをリアルタイムで共有可能。 |
このように、電子帳簿保存法対応と建設業における決裁・権限マネジメントの課題解決を両立できる点が、PayStructの特徴です。
導入により得られる成果とメリット
PayStructを導入することで、次のような成果・メリットが期待できます。
| 改善項目 |
従来 (Before) |
PayStruct導入後 (After) |
| 書類管理 |
紙・PDFが混在し、検索・保管が煩雑 |
クラウドで一元管理され、検索要件にも対応 |
| 決裁ルート |
個人依存やメールによる承認 |
金額・役職に応じた自動決裁フローの適用 |
| 法令対応 |
電子帳簿保存法に非対応 |
スキャナ保存、電子取引すべて法令対応し、コンプライアンスを強化 |
| 経理処理 |
手入力や照合によるミスが発生 |
データ連携によりミス削減と処理のスピード化を実現 |
建設業のように「現場数が多い」「金額・契約形態が多様」という業種では、 PayStructでのデータ連携・権限管理が大きな効果を発揮します。
導入事例：電子帳簿保存法対応を機に決裁フローを刷新
中堅建設会社B社では、電子帳簿保存法改正への対応が急務となり、従来の紙ベースの請求書保存とデータで受領した請求書の管理体制の検討は大きな問題として認識されていました。
この課題を解決するため、同社はPayStructを導入しました。
導入後のプロセスでは、まず請求データがクラウド上で自動的に仕分けされ、システムが請求金額に応じて最適な承認ルートでスムーズに決裁され、決裁ルートの明確化と迅速化が図られました。
以前は困難だった書類検索についても、一括での検索が可能になったことで、必要な情報を即座に取り出すことができるようになり、監査対応も即時に完了する体制が確立されました。
この一連のデジタル化の結果、B社は請求処理スピードを30％短縮することに成功しました。
これは、PayStructの導入が法令対応という必須要件を満たしつつ、同時に現場の業務効率化も達成したという事例です。
電子帳簿保存法対応と決裁マネジメントは同時に進めるべき
建設業では、電子帳簿保存法改正への対応が進む一方で、 紙ベースの決裁・権限管理も大きな課題です。
法令遵守を確実なものにするためには、単に書類を電子化するだけでなく、その基盤となる決裁権限の明確化や承認フローの統制といった決裁マネジメントの改善を同時並行で進めることが不可欠です。
この2つの課題を同時にスムーズに解決できるPayStructの導入を検討してみてください。
