「また新しい法律への対応ですか…」そんなため息が聞こえてきそうです。建設会社3社の工事書類を請け負っているA社の事務代行担当者は、電子帳簿保存法の改正により、これまでの業務フローが根本から変わることに頭を抱えていました。請負書、注文書、領収書といった大量の書類を扱う外注事務代行にとって、この法改正は単なる「システム導入」では済まない複雑な課題を抱えています。各建設会社で異なる書類管理システム、現場から届く手書きの伝票、そして法的要件を満たすための電子化作業。一体どこから手をつければよいのでしょうか。
外注事務代行が直面する電子帳簿保存法の3つの壁
建設業界で外注事務代行を行う企業が電子帳簿保存法に対応する際、一般的な企業とは異なる特有の課題に直面します。実際に複数の建設会社を担当するB社の事例を見てみましょう。
第1の壁：複数クライアントの異なる要求レベル
B社は大手ゼネコン1社、中堅建設会社2社、地域密着型工務店3社の計6社の事務代行を請け負っています。2024年の法改正後、各社からの要求は驚くほど異なっていました。
大手ゼネコンからは「完全なペーパーレス化と即座の検索機能実装」を求められ、一方で地域密着型工務店からは「とりあえず法律違反にならない最低限の対応で十分」という相反する要求でした。B社の担当者は語ります。
「同じ電子帳簿保存法なのに、クライアントごとに求められるレベルが全く違う。システム投資も運用コストも大幅に変わってくるので、どこに基準を合わせるべきか本当に悩みました。」
第2の壁：現場書類のデジタル化プロセス
建設現場から届く書類の多くは依然として手書きです。作業日報、材料受領書、検査記録など、現場の実情を反映した書類をどう電子化するかが大きな課題となりました。
C社の失敗事例では、現場書類をすべてスキャンして電子保存する方針を立てましたが、1日あたり平均150枚の書類処理に3時間を要し、本来の事務代行業務に支障をきたしました。最終的に残業代が月額20万円増加し、採算が悪化したのです。
第3の壁：法的責任の所在と範囲
外注事務代行における最も複雑な問題は、電子帳簿保存法違反が発生した場合の責任範囲です。D社では、委託契約書に電子帳簿保存法対応の責任範囲を明記していなかったため、税務調査時に建設会社との間で責任の押し付け合いが発生しました。
成功事例：段階的導入で乗り切ったE社の戦略
一方で、計画的な導入により成功を収めた企業もあります。建設会社5社の事務代行を手がけるE社の事例を詳しく見てみましょう。
フェーズ1：クライアント別リスク分析（導入前3ヶ月）
E社はまず、各クライアントの税務リスクレベルを分析しました。年商規模、過去の税務調査履歴、取引先の規模などを総合的に評価し、3段階のリスクレベルに分類したのです。
- 高リスク：年商50億円以上の大手建設会社（2社）
- 中リスク：年商10億円以上の中堅建設会社（2社）
- 低リスク：年商10億円未満の地域密着型企業（1社）
この分析により、全社一律ではなく、リスクレベルに応じた段階的な対応戦略を立てることができました。
フェーズ2：高リスククライアントから優先導入（導入後6ヶ月）
E社は高リスクの2社から電子帳簿保存法対応を開始しました。初期投資として120万円のシステム導入費用をかけましたが、この費用は高リスククライアントの事務代行料金に月額3万円ずつ上乗せすることで回収する計画を立てました。
結果として、6ヶ月間で以下の成果を上げています。
- 書類検索時間：平均15分から2分に短縮
- 保管スペース：物理的な書類保管費用を月額8万円削減
- 顧客満足度：高リスククライアント2社から業務拡大の依頼
フェーズ3：中・低リスククライアントへの展開（導入後12ヶ月）
高リスククライアントでの成功を受け、E社は中・低リスククライアントにも段階的に電子帳簿保存法対応を展開しました。ただし、コストを抑えるため、より簡易的なシステムを選択しています。
「全社一律で最高レベルの対応をしようとすると破綻します。各クライアントのリスクレベルに応じた適切な対応レベルを見極めることが成功の鍵でした。」（E社代表）
失敗から学ぶ：F社が陥った3つの落とし穴
成功事例がある一方で、準備不足により大きな損失を被った企業もあります。建設会社4社の事務代行を行っていたF社の失敗事例から学べる教訓を整理します。
落とし穴1：システム選定の失敗
F社は「建設業対応」を謳う電子帳簿保存システムを導入しましたが、実際には一般的な経理システムに建設業用の項目を追加しただけのものでした。工事進行基準や建設業特有の勘定科目に対応しておらず、結果として手作業での補完が必要となり、業務効率は改善されませんでした。
さらに深刻だったのは、システムの検索機能が建設業の書類体系に適合していなかったことです。「工事番号」「工期」「施工箇所」といった建設業特有の検索軸が設定できず、税務調査時の書類提出に時間がかかってしまいました。
落とし穴2：スタッフ教育の軽視
F社は新システムの導入に際し、1日だけの操作説明会を実施しましたが、実務での運用方法については十分な教育を行いませんでした。その結果、以下のような問題が発生しました。
- 書類のスキャン品質が統一されず、一部の文字が読み取れない状態で保存
- ファイル名の命名規則が統一されず、後日の検索が困難
- 電子署名やタイムスタンプの適用漏れが多発
これらの問題により、税務調査時に「適切な電子保存とは認められない」と指摘を受け、追加税額100万円の支払いが生じました。
落とし穴3：クライアントとの責任分界点の曖昧さ
最も深刻だったのは、電子帳簿保存法対応における責任の所在を明確にしていなかったことです。F社は「事務代行の範囲内で対応する」という曖昧な契約内容のまま業務を開始しましたが、実際に法的問題が発生した際、以下のような責任の押し付け合いが生じました。
「システムの設定ミスによる保存要件違反は誰の責任なのか、現場から届いた書類の不備をチェックする義務はどこまでなのか、契約時に明確にしておくべきでした。」（F社元担当者）
実践的な対応策：外注事務代行のためのロードマップ
これまでの成功・失敗事例を踏まえ、外注事務代行が電子帳簿保存法に対応するための具体的なロードマップを提示します。
ステップ1：現状分析と優先順位付け（1-2ヶ月）
まず、担当する全てのクライアントについて以下の分析を行います。
- 年商規模と税務調査リスク
- 現在の書類管理方法と月間処理量
- クライアントの電子化への期待度
- 事務代行契約の範囲と責任分界点
G社では、この分析により「月間書類処理数1,000枚以上かつ年商20億円以上」のクライアントを最優先対象として特定し、効率的な導入計画を立てることができました。
ステップ2：段階的システム導入（3-6ヶ月）
全クライアント一律でのシステム導入は避け、以下の順序で段階的に進めることを推奨します。
- 高リスク・高需要クライアント：フル機能システム導入
- 中リスク・中需要クライアント：基本機能システム導入
- 低リスク・低需要クライアント：最低限の法的要件対応
この段階的導入により、初期投資を分散し、各段階での学習効果を次の段階に活かすことができます。
ステップ3：運用体制の構築（導入後3ヶ月）
システム導入後の運用体制構築では、以下の要素が重要です。
- 書類電子化の品質基準策定
- スタッフ向けの継続的な研修プログラム
- クライアント別の運用マニュアル作成
- 定期的な法的要件適合性チェック
コスト管理と収益確保の戦略
電子帳簿保存法対応は必要な投資ですが、外注事務代行業では適切な費用回収戦略が不可欠です。
初期投資の内訳と回収計画
H社の実際の投資例を参考に、現実的な費用計画を立てましょう。
- システム導入費用：80万円（5社対応）
- スキャナー等機器：25万円
- スタッフ研修費用：15万円
- 運用開始後の月額費用：12万円
H社では、この初期投資120万円を24ヶ月で回収する計画を立て、各クライアントの事務代行料金に月額1万円から3万円の「電子化対応費用」を上乗せしました。クライアントには事前に投資効果（検索時間短縮、保管費用削減等）を具体的に説明し、全社から了承を得ています。
継続的な収益向上への転換
電子帳簿保存法対応を単なるコストではなく、新たな付加価値サービスとして位置づけることで、継続的な収益向上につなげることができます。
「電子化により業務効率が大幅に向上したことで、より多くのクライアントを担当できるようになりました。結果として、単価アップと業務量拡大の両方を実現しています。」（H社代表）
今後の展望と継続的な対応
電子帳簿保存法は今後も段階的に要件が厳格化される可能性があります。外注事務代行として長期的な競争力を維持するため、以下の視点での継続的な取り組みが必要です。
技術革新への対応
AI-OCR技術の発達により、手書き書類の電子化精度は飛躍的に向上しています。2024年後半には、建設現場の手書き書類でも95パーセント以上の精度で電子化できるシステムが実用化されており、今後の導入を検討する価値があります。
クライアントとの関係強化
電子帳簿保存法対応を通じて、単なる事務代行から「デジタル化パートナー」としての位置づけを確立することで、より強固なクライアント関係を構築できます。実際に、I社では電子化対応を機に5年間の長期契約を締結したクライアントが3社増加しています。
建設業界の外注事務代行として電子帳簿保存法に対応することは確かに困難を伴いますが、適切な戦略と段階的な取り組みにより、新たな競争優位性を獲得する機会でもあります。重要なのは、完璧を目指すのではなく、各クライアントのリスクレベルに応じた適切な対応レベルを見極めることです。
この変化の波を乗り越えた先には、より効率的で付加価値の高い事務代行サービスを提供できる未来が待っています。今こそ、計画的な対応で長期的な成功基盤を築く時なのです。
※本記事は2025年時点の事例を基にしています。実際の対応は自社の状況を踏まえてご判断ください。
