机の上に山積みされた請求書、ファイリングキャビネットから溢れ出す契約書類、現場からファックスで送られてくる手書きの日報。
毎日こんな紙の書類に囲まれて仕事をしているあなたは、「いつまでこんな非効率な作業を続けるのだろう」と感じているのではないでしょうか。
実際に、建設業界の経理担当者が書類探しに費やす時間は1日平均105分というデータが2024年の調査で明らかになっています。
しかし、「電子化」という言葉を聞いても「法的に大丈夫なの？」「セキュリティは？」「コストはどのくらい？」など、様々な疑問や不安が頭に浮かぶはずです。
建設業界は他業界と比べて電子化が遅れているのも事実で、「うちの業界では無理」と諦めている方も多いでしょう。
そこで今回は、2025年の最新情報を踏まえて、建設業の請求書電子化について、経理担当者が実際に抱く疑問にFAQ形式でお答えします。
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Q1. 建設業で請求書を電子化するメリットは本当にあるの？
確かに建設業界では長年紙ベースの業務が続いており、電子化の効果を実感しにくいかもしれません。
しかし、2024年から2025年にかけて実際に導入した企業では驚くべき効果が報告されています。
まず最も大きなメリットは、請求書検索時間の劇的な短縮です。
従来は特定の請求書を探すのに10分から15分かかっていたものが、電子化後は数秒で見つけられるようになります。
従業員60名の建設会社では、経理担当者の書類検索時間が月間50時間から6時間に短縮された事例が2024年に報告されています。
この効果は単純に時間削減だけでなく、顧客からの問い合わせに対する迅速な回答が可能になり、顧客満足度の向上にも直結しています。
次に、請求書の紛失リスクがゼロになることは建設業において特に重要です。
工期が長期にわたる建設プロジェクトでは、請求書や支払い証明書を長期間保管する必要があり、紙の書類では紛失や劣化のリスクが常につきまといます。
重要な請求書を紛失して再発行を依頼した経験がある方なら、この価値がよく分かるでしょう。電子化により、クラウド上での自動バックアップも含めて確実に請求書が保管されます。
建設業特有の効果について
建設業特有の効果として、現場と事務所の請求書情報共有が格段に向上します。
現場監督が撮影した工事進捗写真と請求書データが即座に事務所に届き、リアルタイムでの進捗確認と支払い管理が可能になります。
これにより、資金繰りの精度が大幅に改善され、キャッシュフローの最適化が実現できます。
また、複数の現場を同時に管理している場合、各現場の請求書を一元管理できるため、現場間での情報の混同や請求漏れがなくなります。
これにより、請求書の作成精度が向上し、顧客からのクレームも大幅に減少します。2024年の業界調査によると、電子化を導入した建設会社の92%が「請求業務の効率が大幅に改善した」と回答しており、導入前の不安を上回る効果を実感しています。
さらに、2025年からは建設業界でもDX推進が本格化しており、請求書の電子化は他のデジタル施策への第一歩としても重要な意味を持ちます。
電子化により蓄積されたデータは、将来的な経営分析やAIを活用した業務改善の基礎となり、競争優位性の確保につながります。
Q2. 電子帳簿保存法への対応は複雑？どこから始めればいい？
電子帳簿保存法への対応は、多くの経理担当者が心配する点です。
特に2022年1月の法改正により電子取引データの電子保存が義務化され、2024年1月からは宥恕措置が終了したため、建設業界でも本格的な対応が求められています。
2025年現在、適切な対応を行っていない企業には税務調査での指摘リスクが高まっているため、早急な対応が必要です。
建設業での対応ポイントは、まず現在の取引形態を整理することです。
メールで受信している請求書、建設業専用EDIシステムでやり取りしている発注書、Web上でダウンロードしている材料費明細書など、既に電子的に受け取っている書類は全て電子帳簿保存法の対象です。
意外に思われるかもしれませんが、多くの建設会社では既に取引の60%以上が電子形式で行われているのが現状です。
段階的な対応手順
第1段階として、現在電子で受け取っている請求書の保存体制を整備します。
具体的には、検索機能付きのファイル名での保存、日付や金額での検索ができる体制の構築が必要です。
建設業界では工事番号や現場名での検索も重要になるため、これらの項目も含めた検索システムの構築が推奨されます。
第2段階では、紙で受け取っている請求書のスキャナ保存を検討します。
ただし、いきなり全ての書類を対象にするのではなく、頻繁に参照する重要書類から始めることをお勧めします。
建設業では協力会社からの請求書や材料費の請求書が大量にありますが、まずは月次で発生する主要な請求書から電子化を始めることで、段階的に慣れていくことができます。
第3段階として、取引先との電子化協議を進めます。
建設業界では元請け業者と下請け業者との取引が多層構造になっているため、業界全体での電子化推進が重要です。
2025年からは大手建設会社が下請け業者に対して電子取引を求めるケースが増えており、対応が遅れると取引機会の損失につながる可能性があります。
法的要件のクリア方法
電子帳簿保存法で求められる要件は、真実性の確保と可視性の確保です。
真実性については、タイムスタンプの付与または改ざん防止措置を講じます。
建設業向けのクラウドサービスでは、これらの機能が標準で搭載されており、特別な設定なしで法的要件をクリアできます。
可視性については、速やかな出力とシステム関係書類の備え付けが必要ですが、これも適切なシステムを選択することで自動的に対応されます。
これらの要件を満たすシステムは2025年現在、多数提供されており、月額5千円程度から利用できるクラウドサービスもあります。
建設業特化のサービスを選ぶことで、業界固有の要件である工事番号管理や現場別集計機能にも対応でき、電子帳簿保存法対応と業務効率化を同時に実現できます。
Q3. セキュリティ面での不安はどう解消すればいい？
請求書の電子化において、セキュリティへの不安は当然の心配です。
特に建設業では、顧客情報や工事に関する機密性の高い情報、大金額の請求書を扱うため、十分な対策が必要です。
しかし、2025年の現在では、適切に管理された電子データの方が、紙の書類よりもセキュリティリスクは低いと考えられています。
紙の請求書には盗難、紛失、火災、水害などの物理的なリスクがありますが、電子データは複数箇所での自動バックアップ、暗号化、アクセス制御により、より安全な保管が可能です。
実際に、2024年に発生した建設業界でのデータ漏洩事故の80%以上は紙媒体の管理不備によるもので、適切に管理された電子データでの事故は極めて少ないことが報告されています。
建設業に適したセキュリティ対策
建設業界でお勧めのセキュリティ対策は、まずアクセス権限の細かな設定です。
現場監督は担当現場関連の請求書のみ、経理担当者は財務関連請求書、経営陣は全ての請求書にアクセスできるよう権限を分けることで、情報漏洩リスクを最小化できます。
これは建設業の階層的な組織構造に適した対策で、業務効率を損なうことなくセキュリティを確保できます。
次に重要なのは、操作ログの記録です。誰がいつどの請求書にアクセスしたかを自動的に記録することで、万が一の際の原因追跡が可能になります。
建設業では工事の透明性が重要視されているため、このような監査証跡の整備は法的な観点からも有効です。また、定期的なパスワード変更や二要素認証の導入も、2025年現在では標準的な対策となっています。
さらに建設業特有の対策として、現場からのアクセスに対する特別な配慮が必要です。
建設現場では様々な作業員が出入りするため、現場端末でのアクセス制御や、現場専用の限定的な権限設定を行うことで、セキュリティリスクを管理できます。
多くの建設業向けシステムでは、現場アクセス専用の機能が用意されており、安全に請求書データを参照できます。
クラウドサービス選択時の注意点
クラウドサービスを選ぶ際は、ISO27001やSOC2などの国際的なセキュリティ認証を取得している事業者を選択しましょう。
また、データの保存場所については、国内法の適用範囲内である日本国内のデータセンターを選ぶことが重要です。
2025年現在、主要なクラウドサービスプロバイダーは東京や大阪に複数のデータセンターを設けており、災害時の復旧体制も充実しています。
建設業界で実績のあるサービス提供会社を選ぶことで、業界特有のセキュリティ要件にも対応できます。
多くの同業他社が利用している実績があることは、安全性と信頼性の重要な指標となります。
適切なセキュリティ対策を講じた電子保存は、紙の書類保管よりもリスクが低く、BCP（事業継続計画）の観点からも強く推奨されています。
実際に、2024年の台風被害では、電子化済みの企業の事業復旧が大幅に早かったことが報告されています。
Q4. 導入コストはどのくらい？費用対効果は見込める？
コストは請求書電子化を検討する際の最重要事項の一つです。
建設業の場合、扱う請求書の種類と量が多いため、適切なコスト設計が成功の鍵となります。
2025年現在の相場では、小規模な建設会社（従業員20名以下）の場合、クラウド型の請求書管理サービスで月額1万程度からが一般的です。
中規模企業（従業員50名から100名）では、1０万円程度を見込んでおく必要があります。
これらの費用には、請求書の電子保存機能、検索機能、電子帳簿保存法対応機能、基本的なワークフロー機能が含まれています。
建設業特化のサービスの場合、工事番号管理や現場別集計機能も含まれるため、汎用的なサービスよりもやや高額になりますが、業界固有のニーズに対応できるメリットがあります。
初期費用と運用費用の内訳
初期費用としては、既存請求書のスキャニング代行費用が最も大きな要素となります。
2025年現在の相場は1枚あたり30円から80円程度で、保管している請求書量によって大きく変わります。
ただし、税務上重要な直近3年分の請求書のみを対象とすることで費用を大幅に抑制できます。
多くの建設会社では、過去分は必要時にスキャンする方針で初期費用を削減しています。
運用費用には、システム利用料の他に、新規請求書のスキャニング費用やデータ入力費用が含まれます。
しかし、高速スキャナーの導入やOCR（光学文字認識）技術の活用により、これらの作業を内製化することで、ランニングコストを大幅に削減できます。
2025年のOCR技術は建設業の請求書フォーマットにも十分対応できる精度を持っており、手入力作業の90%以上を自動化できます。
具体的な費用対効果の計算
効果測定の最新事例として、従業員35名の総合工事業では以下のような結果が出ています。
導入費用は初期費用120万円、年間運用費用85万円でした。一方、効果として請求書検索時間の短縮により年間650時間の労働時間削減を実現しました。
これを2025年の建設業平均人件費で換算すると年間約165万円の削減効果となり、2年目からは明確な利益となっています。
さらに定量的な効果として、請求書処理の精度向上により、顧客からのクレーム対応時間が月間15時間から3時間に短縮されました。
これは年間144時間の削減に相当し、約36万円の追加効果となります。
請求書の紛失によるトラブル対応時間の削減、顧客対応の迅速化による満足度向上、コンプライアンス強化による信頼性向上など、数値化しにくい効果も含めると、総合的な投資効果は非常に高いものとなっています。
また、2025年からは建設業界でもカーボンニュートラルへの取り組みが本格化しており、ペーパーレス化による環境貢献も企業価値向上の重要な要素となっています。
大手発注者の中には、環境配慮を入札条件に含める企業も増えており、請求書電子化は競争優位性の確保という観点からも重要な投資となります。
Q5. 現場の職人や監督に協力してもらうにはどうすればいい？
請求書電子化の最大の障壁は、技術的な問題ではなく人的な要因です。特に建設業界では、ITに慣れていない職人や監督が多く、変化への抵抗が予想されます。
しかし、2025年現在では、建設業界全体でデジタル化が進んでおり、現場でもスマートフォンやタブレットの活用が一般的になっています。この環境変化を活かした協力体制の構築が成功の鍵となります。
成功している企業に共通するのは、現場の負担を最小限に抑えた導入アプローチです。
いきなり複雑なシステムを導入するのではなく、現場の作業フローをできるだけ変えずに電子化を進めることが重要です。
例えば、従来は紙で受け取っていた請求書を写真撮影してクラウドにアップロードするだけで、検索可能な形で保存できるシンプルな仕組みから始めることが効果的です。
段階的な教育プログラム
効果的な教育方法として、まず現場リーダーや比較的ITに慣れた監督から始めます。
彼らに先行して使ってもらい、メリットを実感してもらうことで、他の職人への説得材料とします。
2025年の建設現場では、40代以下の監督の多くがスマートフォンに慣れ親しんでいるため、彼らをキーパーソンとして活用することが重要です。
研修内容は、複雑な機能説明ではなく、具体的な作業手順に絞って行います。
例えば、「材料の請求書を受け取ったらスマホで写真を撮ってこのアプリで送信するだけ」「工事完了報告書はタブレットで入力して送信ボタンを押すだけ」といった具合に、簡単で明確な操作に限定します。重要なのは、現場の作業員が「これなら自分にもできる」と感じられる レベルに落とし込むことです。
また、現場での実際の操作に慣れてもらうため、ベテランの職人と若い作業員をペアにして、相互にサポートしながら習得してもらう方法も効果的です。
建設業界の親方制度を活かした教育体制により、技術的な不安を解消しながら段階的にスキルアップを図ることができます。
インセンティブ設計と動機付け
協力を促進するためのインセンティブ設計も重要です。
電子化により業務が楽になることを実感してもらうのが最も効果的ですが、初期段階では小さな報奨制度を設けることも有効です。
例えば、電子請求書処理の習熟度が高い現場に対して、現場運営費の追加予算を配分したり、優秀な取り組みを社内で表彰したりすることで、積極的な参加を促すことができます。
さらに重要なのは、電子化により現場作業がどれだけ楽になるかを具体的に示すことです。
請求書の検索時間短縮により、現場での待機時間が減ることや、書類の再提出や修正作業が不要になることなど、現場にとって直接的なメリットを明確に伝えることが重要です。現場の協力を得るためには、「押し付け」ではなく「一緒に業務を楽にしていく」という姿勢で取り組むことが成功の秘訣です。
2025年現在では、建設業界でも労働力不足が深刻化しており、効率的な業務プロセスの確立は現場にとっても切実な課題となっています。
この状況を踏まえ、電子化を「業務負荷軽減のためのツール」として位置づけることで、現場からの協力を得やすくなっています。
Q6. 既存の会計ソフトとの連携は可能？データ移行は大変？
多くの建設会社では既に何らかの会計ソフトを使用しており、請求書電子化システムとの連携可能性は重要な検討事項です。
2025年現在、主流の建設業向け会計ソフトの95%以上は、外部システムとのデータ連携機能を持っています。
CSV形式でのデータ出力・入力や、API連携による自動同期が標準機能として提供されており、連携に関する技術的なハードルは大幅に下がっています。
建設業界で広く使われている会計ソフト（建設奉行、ANDPAD、Kizuku等）は、請求書電子化システムとの連携実績が豊富で、設定も比較的簡単に行えます。
これらのソフトでは、請求書データの自動取り込み機能が標準搭載されており、手動での入力作業を大幅に削減できます。
連携方法の種類と特徴
最もシンプルな連携方法は、CSV形式でのデータエクスポート・インポートです。
請求書電子化システムから請求先、金額、工事番号、勘定科目などの必要なデータをCSV形式で出力し、会計ソフトに取り込むことで、手入力作業を大幅に削減できます。
この方法は技術的な知識がなくても実行できるため、小規模な建設会社でも導入しやすいメリットがあります。
より高度な連携として、API連携による自動同期があります。
この場合、請求書電子化システムで承認された請求書データが自動的に会計ソフトに反映され、仕訳処理も自動化されます。
建設業特有の複雑な工事管理や現場別集計も自動化でき、経理処理の精度と効率が飛躍的に向上します。2025年のシステムでは、リアルタイム連携も可能になっており、請求書の承認と同時に会計処理が完了する仕組みも実現されています。
また、近年増えているクラウド型の統合システムでは、請求書管理と会計処理が一つのプラットフォームで完結するため、連携の手間そのものが不要になります。
建設業向けの統合システムでは、見積もりから請求、入金管理まで一貫して処理できるため、データの整合性も確保しやすくなっています。
データ移行の実際の手順
既存データの移行については、段階的なアプローチが現実的です。
まず、新規に発生する請求書から電子化を始め、過去の請求書は必要に応じて順次移行していく方法をお勧めします。
一度に全ての過去データを移行しようとすると、膨大なコストと時間がかかるだけでなく、データの品質管理も困難になります。
税務調査で必要となる7年分の保存義務書類のうち、まず直近2年分の重要な請求書から電子化を始めます。
その後、月次で発生する新規請求書を電子化システムで処理しながら、必要に応じて過去分を追加していく方法が最も効率的です。
この段階的移行により、システムへの慣れと並行してデータ整備を進めることができます。
データ移行時の注意点として、建設業特有の工事番号や現場コードの整合性確保があります。
既存の会計ソフトで使用している工事管理番号と、新しい電子化システムでの管理番号を統一することで、スムーズな連携が可能になります。
多くの建設業向けシステムでは、既存の番号体系を引き継げる機能が用意されており、移行時の混乱を最小限に抑えることができます。
Q7. 法的な保存義務にはどう対応すればいい？
建設業では、建設業法による帳簿保存義務、法人税法による書類保存義務、労働安全衛生法による記録保存義務など、複数の法令による保存要件があります。
これらの要件を満たしながら請求書電子化を進める必要があり、2025年現在では、これらの法的要件に対応した電子保存システムが充実しています。
建設業法第40条の3では、帳簿の備え付けと保存が義務付けられており、完成検査調書、施工体系図、再下請負通知書、そして各種請求書類の保存期間は5年間です。
これらの書類についても、電子帳簿保存法の要件を満たすことで適切な電子保存が認められています。
重要なのは、建設業法と電子帳簿保存法の両方の要件を同時に満たすシステム設計を行うことです。
各種法令への対応策
法人税法による書類保存義務については、電子帳簿保存法の要件を満たすことで対応可能です。
重要なのは、法的に求められる検索機能と出力機能を確保することです。
具体的には、取引年月日、取引金額、取引先での検索ができる機能と、税務調査時に速やかに書面出力できる機能が必要です。
建設業向けシステムでは、さらに工事番号や現場名での検索機能も標準搭載されており、業界特有のニーズにも対応しています。
建設業特有の書類として、建設リサイクル法に基づく分別解体等の記録、労働安全衛生法に基づく安全教育記録、建設業退職金共済制度に関する書類なども電子保存が可能です。
これらについても、それぞれの法令要件を確認した上で、適切なシステム選択を行う必要があります。
2025年現在では、これらの多様な法的要件に一括対応できる統合システムも提供されており、法令遵守の負担を大幅に軽減できます。
また、近年重要性が増している個人情報保護法への対応も考慮が必要です。
建設業では作業員の個人情報や顧客情報を含む請求書を扱うことが多いため、適切なアクセス制御と暗号化による保護が求められます。
電子化システムではこれらの保護機能が標準装備されており、紙媒体よりも高いセキュリティレベルを実現できます。
監査対応の準備
税務調査や建設業許可の監査に備えて、電子保存した請求書を迅速に出力できる体制を整備することが重要です。
調査官からの要求に対して、必要な書類を速やかに提供できるよう、検索機能と出力機能の使い方を経理担当者が習得しておく必要があります。
2025年の税務調査では、電子データでの提供も認められているため、紙への出力だけでなく、PDF形式での提供方法も準備しておくことが推奨されます。
また、システムの操作マニュアルや関係書類の整備も必要です。電子帳簿保存法では、システム関係書類の備え付けが要件となっているため、システムの仕様書、操作マニュアル、データ保存に関する社内規程などを整備し、常に最新状態に保つことが求められます。
これらの書類も電子化システム内で一元管理することで、監査時の対応を効率化できます。
建設業許可の更新時には、適切な帳簿保存が行われていることを証明する必要があります。
電子化システムの導入により、保存状況の証明が容易になり、許可更新手続きもスムーズに進めることができます。
実際に、2024年の許可更新では、電子化を進めている企業の手続き期間が平均30%短縮されたという報告もあります。
Q8. 小規模な建設会社でも導入は現実的？
「電子化は大企業のもの」と考える小規模建設会社の経営者や経理担当者は多いですが、実際には小規模企業こそ請求書電子化の恩恵を受けやすいと言えます。
2025年現在では、小規模企業向けの安価で使いやすいクラウドサービスが充実しており、月額1万円以下から本格的な請求書電子化を始めることができます。
小規模企業では、一人の経理担当者が請求書処理から入金管理、税務処理まで多くの業務を兼務していることが多く、書類管理の負担が相対的に大きくなります。
請求書の電子化により、この負担を大幅に軽減できるため、費用対効果は大企業以上に高くなることがあります。
従業員15名の工務店の事例では、経理担当者の残業時間が月間40時間から10時間に削減され、その人件費だけで電子化システムの導入費用を十分に回収できています。
小規模企業向けの導入戦略
小規模企業にお勧めするのは、クラウド型のオールインワンサービスです。
請求書管理、会計処理、現場管理、顧客管理が一つのサービスで完結するため、システム間の連携を考える必要がなく、導入・運用が簡単です。2025年現在では、建設業特化のオールインワンサービスが月額8千円程度から利用でき、初期費用も大幅に抑制されています。
初期投資を抑えるため、スキャニング作業は内製化することを推奨します。
高速スキャナーをリースで導入する方法が効果的で、月額2万円程度のリース料で、十分な性能のスキャナーを利用できます。
また、最近ではスマートフォンアプリでの書類スキャン機能も高精度になっており、専用スキャナーなしでも実用的な電子化が可能になっています。
小規模企業では、IT担当者がいない場合が多いため、サポート体制の充実したサービスを選ぶことが重要です。
電話サポートはもちろん、リモートでの設定支援や定期的な運用相談ができるサービスを選ぶことで、安心して電子化を進めることができます。
多くの建設業特化サービスでは、業界に精通したサポート担当者が対応してくれるため、専門的な相談も可能です。
段階的な機能追加アプローチ
小規模企業では、一度に全機能を導入するのではなく、最も効果の高い機能から段階的に追加していくアプローチが適しています。
まず請求書と契約書の電子保存から始め、効果を実感した後に現場写真の管理、図面管理、見積書管理と範囲を拡大していきます。
この方法により、投資リスクを最小化しながら確実に効果を積み上げることができます。
第1段階では、月間処理量の多い材料費請求書や外注費請求書の電子化に集中します。
これらの書類は定型的で処理しやすく、電子化の効果を実感しやすいためです。
第2段階で顧客向けの請求書や契約書を追加し、第3段階で現場管理書類や安全書類まで範囲を拡大する段階的なアプローチが成功率を高めます。
従業員12名の地場工務店でも、適切なシステム選択により年間180万円のコスト削減を実現した事例があります。
この成功事例では、書類検索時間の短縮だけでなく、顧客対応の迅速化による受注率向上、税務処理の効率化による税理士費用削減なども含まれており、小規模企業こそ電子化のメリットが大きいことが証明されています。
2025年現在では、建設業界全体でDXが進展しており、小規模企業でも電子化への対応が競争力維持の必須要件となっています。
早期の導入により、同業他社との差別化を図り、より効率的で収益性の高い経営を実現することが可能です。
まとめ：建設業請求書電子化成功への道筋
建設業界の請求書電子化は、もはや「やるかやらないか」ではなく「いつ始めるか」の問題です。
2025年現在、電子帳簿保存法の完全施行、労働力不足の深刻化、DXによる競争優位性の確保という観点から、早期の取り組みが企業の存続に関わる重要な課題となっています。
重要なのは、完璧を求めず小さく始めることです。全ての請求書を一度に電子化する必要はありません。最も時間のかかっている請求書処理業務、最も頻繁に参照する重要書類から始めて、徐々に範囲を拡大していけば十分です。段階的なアプローチにより、システムへの慣れと効果の実感を並行して進めることが成功の鍵となります。
また、技術的な課題よりも、組織的な課題の方が大きいことを理解しておきましょう。現場の協力を得るための丁寧なコミュニケーションと段階的な教育が、導入成功の最重要要素です。建設業界の現場文化を尊重しながら、新しい働き方への変化を支援する姿勢が必要です。
paystructは請求書から支払いまですべてのフェーズに対応したオールインワン型のサービスです。
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免責事項
なお本記事は2025年時点の一般的情報に基づいており、各企業の状況・対象法令・補助金条件・システム仕様は異なります。
具体的な導入検討・法的対応の際は、専門家または各サービス提供者への確認を強く推奨いたします。また、法令改正や制度変更により情報が変更される可能性がありますので、最新情報の確認をお願いいたします。
